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Excel-Arbeitsmappen komprimieren

XLSX-Dateien mit Bildern verkleinern und die Excel-Schritte kennenlernen, die datenlastige Arbeitsmappen schlanker machen.

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Excel (XLSX) in drei Schritten komprimieren

  1. Dateien hinzufügen

    Ziehen Sie Dateien in das Feld, fügen Sie sie ein oder wählen Sie sie auf Ihrem Gerät aus. Nichts wird hochgeladen.

  2. Einstellungen prüfen

    Die Standardvoreinstellung passt für die meisten Dateien. Ändern Sie Qualität, Größe oder Format, wenn Sie eine kleinere Datei brauchen.

  3. Ergebnis herunterladen

    Speichern Sie jede Datei einzeln oder alle als eine ZIP-Datei. Kann eine Datei nicht kleiner werden, behalten Sie das Original.

Wie eine XLSX-Arbeitsmappe aufgebaut ist

Excel speichert Arbeitsmappen seit Excel 2007 als XLSX. Wie DOCX ist die Datei ein ZIP-Archiv aus XML-Teilen: eine Datei pro Arbeitsblatt unter xl/worksheets, eine gemeinsame Zeichenfolgentabelle, die jeden unterschiedlichen Textwert nur einmal speichert, Formatdefinitionen, definierte Namen, Diagramme und ein Ordner xl/media für Bilder. Ein modernes Arbeitsblatt fasst 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten, und diese Kapazität ist ein Grund, warum Arbeitsmappen riesig werden können, ohne dass es jemand bemerkt.

Was eine große Arbeitsmappe enthält, ist unterschiedlicher als bei jedem anderen Office-Format. Manche sind wegen der Daten groß, manche wegen der Formatierung und manche wegen eines eingefügten Logos, das sich als 15-Megapixel-Foto entpuppt.

Die üblichen Ursachen einer schweren XLSX-Datei

  • Bilder und Screenshots in xl/media: Logos, Produktfotos in einer Preisliste, Screenshots in einem Testbericht.
  • Pivot-Caches. Jede PivotTable kann eine vollständige Kopie ihrer Quelldaten in der Datei speichern, damit sie sich ohne das Original aktualisieren lässt.
  • Ein „verwendeter Bereich“, der viel größer ist als die Daten. Formatierungen auf ganzen Spalten oder ein verirrter Wert in Zeile 900.000 sorgen dafür, dass Excel weit mehr Zellen speichert und verarbeitet, als Sie sehen. Drücken Sie Strg+Ende, um zu sehen, wo das Blatt für Excel endet.
  • Tausende Formatvorlagen, die aus anderen Arbeitsmappen übernommen wurden, durch Kopieren und Einfügen vervielfachte Regeln für bedingte Formatierung und ungenutzte benannte Bereiche.
  • Rohdatenexporte mit Hunderttausenden Zeilen, die kein Kompressor klein bekommt, ohne Daten zu löschen.

Was der Excel-Kompressor ändert

Das Tool komprimiert die Bilder in xl/media neu (es verkleinert sie für ihre Größe auf dem Blatt auf die gewählte Auflösung und kodiert JPEGs in der eingestellten Qualität neu), entfernt standardmäßig das Vorschaubild und packt die Arbeitsmappe mit maximaler ZIP-Komprimierung neu. Zellwerte, Formeln, Formatierung, Diagramme, PivotTables und Makros in .xlsm-Dateien bleiben genau, wie sie sind. OpenDocument-Tabellen (.ods) aus LibreOffice Calc werden genauso verarbeitet.

Das Ergebnis hängt also davon ab, was Ihre Arbeitsmappe enthält. Eine Preisliste mit Produktfotos kann auf einen Bruchteil schrumpfen; eine Arbeitsmappe, die wegen Daten oder Pivot-Caches groß ist, ändert sich kaum, und das Tool sagt Ihnen, wenn die Datei bereits so klein ist, wie es sie machen kann.

Schritte in Excel, die datenlastige Arbeitsmappen verkleinern

  1. Den verwendeten Bereich zurücksetzen. Löschen Sie die leeren Zeilen und Spalten unterhalb und rechts Ihrer Daten (markieren, Rechtsklick, Löschen) und speichern Sie dann.
  2. Überflüssige Pivot-Caches verwerfen. Deaktivieren Sie unter PivotTable-Optionen › Daten die Option „Quelldaten mit Datei speichern“. Die PivotTable wird beim Öffnen der Datei aus der Quelle aktualisiert.
  3. Formatierung aufräumen. Entfernen Sie Regeln für bedingte Formatierung auf ungenutzten Bereichen und vermeiden Sie es, ganze Spalten zu formatieren.
  4. Als Excel-Binärarbeitsmappe (.xlsb) speichern. Bei sehr großen Datenmengen ist XLSB oft spürbar kleiner und öffnet sich in Excel schneller, mit allen Funktionen. Andere Programme unterstützen es schlechter, behalten Sie zum Teilen also XLSX.

Muss der Empfänger nur die Zahlen lesen, ist ein PDF-Export der relevanten Blätter oder eine CSV-Datei der Daten weit kleiner als jede Arbeitsmappe.

Fragen zu Excel

Funktionieren meine Formeln danach noch?

Ja. Das Tool rührt Zellinhalte, Formeln und Bezüge nicht an. Nur die Bilder und die ZIP-Packung ändern sich.

Warum ist meine Excel-Datei groß, obwohl sie kaum Daten enthält?

Suchen Sie nach Bildern, Formatierungen auf ganzen Spalten, vielen Formatvorlagen und einem verwendeten Bereich, der weit über Ihre Daten hinausreicht. Strg+Ende zeigt die letzte Zelle, die Excel speichert.

Ist XLSB kleiner als XLSX?

Bei datenlastigen Arbeitsmappen meist ja, weil Zellen binär statt in XML gespeichert werden. Es ist ein modernes Format mit derselben Kapazität, nicht das alte XLS.

Kann ich eine passwortgeschützte Arbeitsmappe komprimieren?

Eine Arbeitsmappe, die mit einem Kennwort zum Öffnen verschlüsselt ist, ist kein ZIP-Archiv mehr und lässt sich daher nicht komprimieren. Ein Blattschutz ohne Kennwort zum Öffnen ist kein Problem.

Was ist mit alten .xls-Dateien?

Sie nutzen das Binärformat von Excel 97–2003. Was damit möglich ist, steht auf der XLS-Seite.

Weitere Dokumenttools

Nutzen Sie den PowerPoint-Kompressor für Präsentationen und den Dokumentkompressor für jede Office-Datei. Lesen Sie So funktioniert’s, um zu erfahren, warum sich Arbeitsmappen mit vertraulichen Zahlen hier gefahrlos komprimieren lassen.