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Comprimi cartelle di lavoro Excel

Riduci i file XLSX con immagini, e scopri i passaggi di Excel che alleggeriscono le cartelle piene di dati.

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Come comprimere file Excel (XLSX)

  1. Aggiungi i file

    Trascina i file nel riquadro, incollali o sceglili dal tuo dispositivo. Non viene caricato nulla.

  2. Controlla le impostazioni

    Il livello predefinito va bene per la maggior parte dei file. Cambia qualità, dimensioni o formato se ti serve un file più piccolo.

  3. Scarica il risultato

    Salva ogni file singolarmente o tutti insieme in un unico ZIP. Se un file non si può ridurre, tieni l'originale.

Com'è fatta una cartella di lavoro XLSX

Excel salva le cartelle di lavoro in XLSX da Excel 2007. Come il DOCX, il file è un archivio ZIP di parti XML: un file per ogni foglio in xl/worksheets, una tabella di stringhe condivise che memorizza una sola volta ogni valore di testo distinto, definizioni degli stili, nomi definiti, grafici e una cartella xl/media per le immagini. Un foglio di lavoro moderno può contenere 1.048.576 righe e 16.384 colonne, e questa capacità è uno dei motivi per cui le cartelle di lavoro possono diventare enormi senza che nessuno se ne accorga.

Il contenuto di una cartella di lavoro pesante varia più che in qualsiasi altro formato da ufficio. Alcune sono grandi per via dei dati, altre per la formattazione, altre ancora per un logo incollato che si è rivelato una foto da 15 megapixel.

Le cause abituali di un XLSX pesante

  • Immagini e screenshot in xl/media: loghi, foto dei prodotti in un listino prezzi, screenshot in un rapporto di test.
  • Cache delle tabelle pivot. Ogni tabella pivot può memorizzare nel file una copia completa dei dati di origine, per potersi aggiornare senza l'originale.
  • Un "intervallo utilizzato" molto più grande dei dati. Una formattazione applicata a colonne intere o un valore dimenticato alla riga 900.000 fanno memorizzare ed elaborare a Excel molte più celle di quelle che vedi. Premi Ctrl+Fine per vedere dove Excel pensa che finisca il foglio.
  • Migliaia di stili copiati da altre cartelle di lavoro, regole di formattazione condizionale duplicate con il copia e incolla, e intervalli denominati inutilizzati.
  • Esportazioni di dati grezzi con centinaia di migliaia di righe, che nessun compressore può rimpicciolire senza eliminare dati.

Cosa cambia il compressore Excel

Lo strumento ricomprime le immagini in xl/media (riducendole alla risoluzione scelta in base alla loro dimensione sul foglio e ricodificando i JPEG alla qualità impostata), rimuove la miniatura per impostazione predefinita e impacchetta di nuovo la cartella di lavoro con la massima compressione ZIP. Valori delle celle, formule, formattazione, grafici, tabelle pivot e macro nei file .xlsm restano esattamente come sono. I fogli di calcolo OpenDocument (.ods) di LibreOffice Calc vengono gestiti allo stesso modo.

Il risultato quindi dipende da cosa contiene la tua cartella di lavoro. Un listino prezzi con foto dei prodotti può ridursi a una frazione; una cartella di lavoro grande per via dei dati o delle cache pivot cambierà poco, e lo strumento ti avvisa quando il file è già piccolo quanto lui riesce a renderlo.

Passaggi in Excel che alleggeriscono le cartelle di lavoro piene di dati

  1. Reimposta l'intervallo utilizzato. Elimina le righe e le colonne vuote sotto e a destra dei dati (selezionale, clic con il tasto destro, Elimina), poi salva.
  2. Elimina le cache pivot che non ti servono. In Opzioni tabella pivot › Dati, deseleziona "Salva dati di origine con il file". La tabella pivot si aggiorna dall'origine quando il file viene aperto.
  3. Ripulisci la formattazione. Rimuovi le regole di formattazione condizionale sugli intervalli inutilizzati ed evita di formattare colonne intere.
  4. Salva come Cartella di lavoro binaria di Excel (.xlsb). Per grandi quantità di dati, l'XLSB è spesso sensibilmente più piccolo e si apre più velocemente in Excel, mantenendo tutte le funzioni. Gli altri programmi lo supportano meno bene, quindi per la condivisione tieni l'XLSX.

Se il destinatario deve solo leggere i numeri, un'esportazione in PDF dei fogli interessati o un CSV dei dati sono molto più piccoli di qualsiasi cartella di lavoro.

Domande su Excel

Le mie formule funzioneranno ancora?

Sì. Lo strumento non tocca il contenuto delle celle, le formule né i riferimenti. Cambiano solo le immagini e la compressione ZIP.

Perché il mio file Excel è grande anche se ha pochissimi dati?

Cerca immagini, formattazione applicata a colonne intere, molti stili e un intervallo utilizzato che va molto oltre i tuoi dati. Ctrl+Fine mostra l'ultima cella memorizzata da Excel.

L'XLSB è più piccolo dell'XLSX?

Per le cartelle di lavoro piene di dati di solito sì, perché memorizza le celle in formato binario invece che in XML. È un formato moderno con la stessa capacità, non il vecchio XLS.

Posso comprimere una cartella di lavoro protetta da password?

Una cartella di lavoro cifrata con una password di apertura non è più un archivio ZIP, quindi non si può comprimere. La protezione dei fogli senza password di apertura invece non è un problema.

E i vecchi file .xls?

Usano il formato binario di Excel 97–2003. Consulta la pagina XLS per sapere cosa si può fare con loro.

Altri strumenti per i documenti

Usa il compressore PowerPoint per le presentazioni e il compressore di documenti per qualsiasi file da ufficio. Leggi come funziona per capire perché qui puoi comprimere in sicurezza anche cartelle di lavoro con dati riservati.