Comprimi file XLS

Il formato binario XLS

L'XLS è il formato delle cartelle di lavoro da Excel 97 a Excel 2003. Il suo formato interno si chiama BIFF8 (Binary Interchange File Format), un flusso di record binari per celle, formule, formati e grafici, memorizzato in un contenitore Compound File Binary come i vecchi file Word e PowerPoint. Excel 2007 ha introdotto l'XLSX come nuovo formato predefinito, ma i file XLS restano comuni: esportazioni da sistemi di contabilità, banche e software gestionali ERP, statistiche ufficiali, modelli copiati per anni e archivi.

Il formato ha limiti fissi che oggi sorprendono spesso. Un foglio di lavoro contiene al massimo 65.536 righe e 256 colonne (fino alla colonna IV). I dati oltre questi limiti vengono tagliati quando salvi in XLS, ed è uno dei motivi per cui le esportazioni di grandi insiemi di dati sembrano incomplete.

Perché i file XLS sono spesso gonfi

• Nessuna compressione interna. Ogni record viene memorizzato così com'è. Gli stessi dati salvati in XLSX, che è un archivio ZIP, di solito occupano molto meno.
• File generati da programmi. Molti strumenti di reportistica scrivono un record di formato separato per ogni singola cella, o riempiono migliaia di righe vuote ma formattate.
• Storia accumulata. Le cartelle di lavoro modificate per anni conservano stili eliminati, fogli nascosti, vecchi nomi e residui che le versioni più recenti di Excel ripuliscono quando salvano in XLSX.
• Immagini e oggetti OLE incorporati, come loghi memorizzati come bitmap non compresse.

Cosa offre lo strumento per l'XLS

Riscrivere i record BIFF in un browser è troppo rischioso: una cartella di lavoro danneggiata potrebbe aprirsi comunque ma mostrare numeri sbagliati, il peggior risultato possibile per un foglio di calcolo. Per questo lo strumento lascia invariato l'XLS e ti offre due possibilità:

1. Uno ZIP compresso dell'originale. I fogli di calcolo binari sono pieni di record ripetitivi, quindi i file XLS di solito si comprimono molto bene in uno ZIP. Il destinatario estrae il file e ottiene la cartella di lavoro identica, ideale quando il formato originale va mantenuto, per esempio per un'importazione in un sistema.
2. Convertirlo in XLSX, poi comprimerlo. Apri il file in Excel e scegli File › Salva con nome › Cartella di lavoro di Excel (.xlsx), oppure aprilo in LibreOffice Calc o Fogli Google e scaricalo come XLSX. Già la sola conversione di solito lo rende molto più piccolo, e il compressore Excel può poi ridurre le eventuali immagini al suo interno.

Prima di convertire un XLS

• Macro. Un XLS con macro VBA va salvato come .xlsm; un normale XLSX non può contenerle, ed Excel ti avvisa prima di eliminarle.
• Sistemi che si aspettano un XLS. Alcune vecchie procedure di importazione dei software bancari o di contabilità accettano solo XLS. Usa l'opzione ZIP oppure chiedi se l'XLSX è accettato.
• Formule e collegamenti. I collegamenti ad altre cartelle di lavoro XLS mantengono i vecchi nomi di file. Aggiornali se converti anche i file collegati.
• Controlla il rapporto di compatibilità. La Verifica compatibilità di Excel elenca le funzioni che si comportano in modo diverso; per le tabelle normali non ce ne sono.

Domande sul formato XLS

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Per i vecchi formati di Word e PowerPoint, consulta DOC e PPT. La pagina del compressore di documenti elenca tutti gli strumenti per i documenti, e come funziona spiega il modello di privacy.