Naar de inhoud

Excel-werkmappen comprimeren

Verklein XLSX-bestanden met afbeeldingen, en lees welke stappen in Excel werkmappen vol gegevens slanker maken.

Sleep bestanden hierheen

of

Bestanden kiezen

XLSX · PDF · DOC · DOCX · XLS · PPT · PPTX

Bestanden verlaten nooit je apparaat

Compressor wordt geladen…

Excel (XLSX) comprimeren in drie stappen

  1. Voeg je bestanden toe

    Sleep bestanden naar het vak, plak ze of kies ze op je apparaat. Er wordt niets geüpload.

  2. Controleer de instellingen

    De standaardvoorinstelling past bij de meeste bestanden. Pas kwaliteit, afmetingen of formaat aan als je een kleiner bestand nodig hebt.

  3. Download het resultaat

    Sla elk bestand apart op of alles samen als één ZIP. Kan een bestand niet kleiner, dan houd je het origineel.

Hoe een XLSX-werkmap is opgebouwd

Excel slaat werkmappen sinds Excel 2007 op als XLSX. Net als DOCX is het bestand een ZIP-archief met XML-onderdelen: één bestand per werkblad onder xl/worksheets, een gedeelde tekenreekstabel die elke afzonderlijke tekstwaarde één keer opslaat, stijldefinities, gedefinieerde namen, grafieken en een map xl/media voor afbeeldingen. Een modern werkblad kan 1.048.576 rijen en 16.384 kolommen bevatten, en die capaciteit is een van de redenen waarom werkmappen enorm kunnen worden zonder dat iemand het merkt.

Wat er in een grote werkmap zit, verschilt meer dan bij welk ander Office-formaat ook. Sommige zijn groot door gegevens, sommige door opmaak, en sommige door een geplakt logo dat een foto van 15 megapixel bleek te zijn.

De gebruikelijke oorzaken van een zware XLSX

  • Afbeeldingen en screenshots in xl/media: logo's, productfoto's in een prijslijst, screenshots in een testrapport.
  • Draaitabelcaches. Elke draaitabel kan een volledige kopie van de brongegevens in het bestand bewaren, zodat hij zonder het origineel kan worden vernieuwd.
  • Een “gebruikt bereik” dat veel groter is dan de gegevens. Opmaak die op hele kolommen is toegepast of een verdwaalde waarde in rij 900.000 laat Excel veel meer cellen opslaan en verwerken dan je ziet. Druk op Ctrl+End om te zien waar Excel denkt dat het blad ophoudt.
  • Duizenden stijlen die uit andere werkmappen zijn meegekopieerd, regels voor voorwaardelijke opmaak die door kopiëren en plakken zijn verdubbeld, en ongebruikte benoemde bereiken.
  • Ruwe gegevensexports met honderdduizenden rijen, die geen enkele compressor klein kan maken zonder gegevens te verwijderen.

Wat de Excel-compressor verandert

De tool comprimeert de afbeeldingen in xl/media opnieuw (hij verkleint ze tot de gekozen resolutie voor hun formaat op het blad en codeert JPEG's opnieuw op de kwaliteit die je instelt), verwijdert standaard de miniatuur en pakt de werkmap opnieuw in met maximale ZIP-compressie. Celwaarden, formules, opmaak, grafieken, draaitabellen en macro's in .xlsm-bestanden blijven precies zoals ze zijn. OpenDocument-spreadsheets (.ods) uit LibreOffice Calc worden op dezelfde manier verwerkt.

Het resultaat hangt dus af van wat er in je werkmap zit. Een prijslijst met productfoto's kan krimpen tot een fractie; een werkmap die groot is door gegevens of draaitabelcaches verandert weinig, en de tool meldt het als het bestand al zo klein is als hij het kan maken.

Stappen in Excel die werkmappen met veel gegevens verkleinen

  1. Zet het gebruikte bereik terug. Verwijder de lege rijen en kolommen onder en rechts van je gegevens (selecteer ze, klik met de rechtermuisknop, Verwijderen) en sla daarna op.
  2. Laat draaitabelcaches vallen die je niet nodig hebt. Schakel in Draaitabelopties › Gegevens de optie “Brongegevens opslaan met bestand” uit. De draaitabel wordt dan vanuit de bron vernieuwd wanneer het bestand wordt geopend.
  3. Ruim de opmaak op. Verwijder regels voor voorwaardelijke opmaak op ongebruikte bereiken en vermijd opmaak van hele kolommen.
  4. Sla op als binaire Excel-werkmap (.xlsb). Bij heel veel gegevens is XLSB vaak merkbaar kleiner en opent het sneller in Excel, met behoud van alle functies. Andere programma's ondersteunen het minder goed, dus houd XLSX aan om te delen.

Hoeft de ontvanger alleen de cijfers te lezen, dan is een pdf-export van de relevante bladen of een CSV van de gegevens veel kleiner dan welke werkmap ook.

Vragen over Excel

Werken mijn formules daarna nog?

Ja. De tool komt niet aan celinhoud, formules of verwijzingen. Alleen de afbeeldingen en de ZIP-verpakking veranderen.

Waarom is mijn Excel-bestand groot terwijl er nauwelijks gegevens in staan?

Zoek naar afbeeldingen, opmaak die op hele kolommen is toegepast, veel stijlen en een gebruikt bereik dat ver voorbij je gegevens loopt. Ctrl+End toont de laatste cel die Excel opslaat.

Is XLSB kleiner dan XLSX?

Bij werkmappen met veel gegevens meestal wel, omdat het cellen binair opslaat in plaats van in XML. Het is een modern formaat met dezelfde capaciteit, niet het oude XLS.

Kan ik een werkmap met een wachtwoord comprimeren?

Een werkmap die met een wachtwoord voor openen is versleuteld, is geen ZIP-archief meer en kan dus niet worden gecomprimeerd. Bladbeveiliging zonder wachtwoord voor openen is geen probleem.

En oude .xls-bestanden?

Die gebruiken het binaire formaat van Excel 97–2003. Op de XLS-pagina lees je wat daarmee mogelijk is.

Meer documenttools

Gebruik de PowerPoint-compressor voor presentaties en de documentcompressor voor elk Office-bestand. Lees Zo werkt het om te zien waarom je werkmappen met vertrouwelijke cijfers hier veilig kunt comprimeren.