Comprimir libros de Excel

Reduce archivos XLSX con imágenes y descubre los pasos de Excel que aligeran los libros con muchos datos.

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Cómo comprimir archivos Excel (XLSX)

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El ajuste predeterminado sirve para la mayoría de los archivos. Cambia la calidad, el tamaño o el formato si necesitas un archivo más pequeño.
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Guarda cada archivo por separado o todos juntos en un ZIP. Si un archivo no puede reducirse, te quedas con el original.

Cómo está hecho un libro XLSX

Excel guarda los libros como XLSX desde Excel 2007. Igual que DOCX, el archivo es un ZIP de partes XML: un archivo por hoja de cálculo en xl/worksheets, una tabla de cadenas compartidas que guarda cada valor de texto distinto una sola vez, definiciones de estilos, nombres definidos, gráficos y una carpeta xl/media para las imágenes. Una hoja moderna puede contener 1 048 576 filas y 16 384 columnas, y esa capacidad es parte de la razón por la que los libros pueden crecer muchísimo sin que nadie lo note.

Lo que contiene un libro grande varía más que en cualquier otro formato de oficina. Algunos son grandes por los datos, otros por el formato y otros por un logotipo pegado que resultó ser una foto de 15 megapíxeles.

Las causas habituales de un XLSX pesado

Imágenes y capturas de pantalla en xl/media: logotipos, fotos de productos en una lista de precios, capturas en un informe de pruebas.
Cachés de tablas dinámicas. Cada tabla dinámica puede guardar dentro del archivo una copia completa de sus datos de origen para poder actualizarse sin el original.
Un «rango usado» mucho mayor que los datos. Aplicar formato a columnas enteras o un valor perdido en la fila 900 000 hace que Excel guarde y procese muchas más celdas de las que ves. Pulsa Ctrl+Fin para ver dónde cree Excel que termina la hoja.
Miles de estilos copiados de otros libros, reglas de formato condicional duplicadas al copiar y pegar, y rangos con nombre sin usar.
Exportaciones de datos en bruto con cientos de miles de filas, que ningún compresor puede reducir mucho sin borrar datos.

Qué cambia el compresor de Excel

La herramienta recomprime las imágenes de xl/media (las reduce a la resolución elegida según su tamaño en la hoja y vuelve a codificar los JPEG con la calidad que fijes), elimina la miniatura por defecto y vuelve a empaquetar el libro con la máxima compresión ZIP. Los valores de las celdas, las fórmulas, el formato, los gráficos, las tablas dinámicas y las macros de los archivos .xlsm se dejan exactamente como están. Las hojas de cálculo OpenDocument (.ods) de LibreOffice Calc se tratan de la misma manera.

Eso significa que el resultado depende de lo que contenga tu libro. Una lista de precios con fotos de productos puede quedarse en una fracción de su tamaño; un libro que es grande por los datos o por las cachés de tablas dinámicas cambiará poco, y la herramienta te avisa cuando el archivo ya es tan pequeño como puede dejarlo.

Pasos en Excel para reducir libros con muchos datos

Restablece el rango usado. Elimina las filas y columnas vacías que quedan debajo y a la derecha de tus datos (selecciónalas, clic con el botón derecho, Eliminar) y guarda.
Quita las cachés de tablas dinámicas que no necesites. En Opciones de tabla dinámica › Datos, desmarca «Guardar datos de origen con el archivo». La tabla dinámica se actualiza desde el origen al abrir el archivo.
Limpia el formato. Elimina las reglas de formato condicional de los rangos sin usar y evita dar formato a columnas enteras.
Guarda como Libro binario de Excel (.xlsb). Con muchos datos, XLSB suele ser bastante más pequeño y se abre más rápido en Excel, conservando todas las funciones. Otros programas lo admiten peor, así que mantén XLSX para compartir.

Si el destinatario solo necesita leer las cifras, una exportación a PDF de las hojas relevantes o un CSV con los datos ocupa mucho menos que cualquier libro.

Preguntas sobre Excel

¿Mis fórmulas seguirán funcionando?

Sí. La herramienta no toca el contenido de las celdas, las fórmulas ni las referencias. Solo cambian las imágenes y el empaquetado ZIP.

¿Por qué mi archivo de Excel ocupa tanto si apenas tiene datos?

Busca imágenes, formato aplicado a columnas enteras, muchos estilos y un rango usado que va mucho más allá de tus datos. Ctrl+Fin muestra la última celda que guarda Excel.

¿XLSB ocupa menos que XLSX?

En libros con muchos datos, normalmente sí, porque guarda las celdas en binario en lugar de en XML. Es un formato moderno con la misma capacidad, no el antiguo XLS.

¿Puedo comprimir un libro protegido con contraseña?

Un libro cifrado con contraseña de apertura ya no es un archivo ZIP, así que no se puede comprimir. La protección de hojas sin contraseña de apertura no es ningún problema.

¿Y los antiguos archivos .xls?

Usan el formato binario de Excel 97–2003. Consulta la página de XLS para ver qué se puede hacer con ellos.

Más herramientas para documentos

Usa el compresor de PowerPoint para presentaciones y el compresor de documentos para cualquier archivo de oficina. Lee cómo funciona para saber por qué aquí puedes comprimir con seguridad libros con cifras confidenciales.