Comprimir archivos PPT

El formato de PowerPoint 97–2003

Un archivo .ppt es una presentación en el formato binario que usó PowerPoint desde la versión 97 hasta la 2003. Igual que los antiguos archivos de Word y Excel, es un contenedor Compound File Binary, en este caso con un flujo «PowerPoint Document» de registros binarios para diapositivas, texto y formas, y un flujo «Pictures» aparte que guarda todas las imágenes. Desde PowerPoint 2007 el formato predeterminado es PPTX, pero los archivos .ppt sobreviven en archivos de clases, material de formación, ponencias de congresos de los años 2000 y plantillas que todavía se reutilizan.

Un formato relacionado, .pps, es el mismo archivo configurado para empezar como presentación con diapositivas. Todo lo que dice esta página se aplica también a él.

Qué llena un .ppt

• Imágenes. El flujo Pictures guarda las imágenes más o menos tal como se insertaron, a menudo como mapas de bits sin comprimir en el caso de todo lo que se pegó desde el portapapeles.
• Zonas recortadas. Cuando recortas una imagen, PowerPoint conserva la imagen original completa para que puedas deshacer el recorte más adelante, salvo que alguien usara Comprimir imágenes con la opción de eliminar las áreas recortadas.
• Objetos incrustados. Los gráficos y tablas de Excel, las ecuaciones y las fuentes incrustadas llevan sus propios datos.
• Multimedia vinculada. Los videos y sonidos de los archivos .ppt suelen estar vinculados, no incrustados; el problema de tamaño aparece cuando envías también la carpeta con los archivos multimedia.

Opciones para un archivo .ppt

La herramienta no reescribe presentaciones binarias: la estructura de registros es intrincada, y un .ppt parcialmente dañado puede abrirse con diapositivas o imágenes que faltan, algo que quizá solo notarías delante del público. Tienes dos opciones seguras:

1. Compresión ZIP máxima del original. Útil cuando el archivo tiene que seguir siendo un .ppt, por ejemplo para una computadora antigua conectada a un proyector o una plataforma de formación que lo exige. El ahorro depende del contenido: los mapas de bits sin comprimir se reducen bien; las fotos JPEG, casi nada.
2. Guardarlo como PPTX y después comprimirlo. Abre el archivo en PowerPoint y elige Archivo › Guardar como › Presentación de PowerPoint (.pptx), o ábrelo en LibreOffice Impress o Google Slides y descárgalo como PPTX. Después, el compresor de PowerPoint recomprime las imágenes que contiene. Normalmente esto da un resultado mucho más pequeño.

Consejos para presentaciones antiguas

• Después de convertir, revisa las diapositivas con WordArt, animaciones antiguas y objetos incrustados; pueden verse algo distintos en las versiones actuales.
• Reúne los videos y sonidos vinculados antes de convertir: abre la presentación, comprueba que la multimedia se reproduce y vuelve a insertar los archivos que falten desde su carpeta.
• Si la presentación es solo para leerla, expórtala a PDF y comprímela con el compresor de PDF. Un PDF se abre en cualquier dispositivo sin PowerPoint.
• Conserva el .ppt original hasta haber revisado la versión convertida de la primera diapositiva a la última.

Preguntas sobre PPT

Páginas relacionadas

Los demás formatos antiguos se tratan en las páginas de DOC y XLS. Todas las herramientas para documentos están en la página del compresor de documentos, y cómo funciona explica qué pasa con tus archivos.