Comprimir archivos XLS

El formato binario XLS

XLS es el formato de libro de Excel 97 a Excel 2003. Su formato interno se llama BIFF8 (Binary Interchange File Format), una secuencia de registros binarios para celdas, fórmulas, formatos y gráficos, guardada dentro de un contenedor Compound File Binary como los antiguos archivos de Word y PowerPoint. Excel 2007 introdujo XLSX como nuevo formato predeterminado, pero los archivos XLS siguen siendo habituales: exportaciones de sistemas contables, bancos y software ERP, estadísticas oficiales, plantillas que se copian desde hace años y archivos históricos.

El formato tiene límites fijos que hoy suelen sorprender. Una hoja admite como máximo 65 536 filas y 256 columnas (hasta la columna IV). Los datos que superan eso se cortan al guardar como XLS, y es una de las razones por las que las exportaciones con grandes volúmenes de datos parecen incompletas.

Por qué los archivos XLS suelen estar inflados

• Sin compresión interna. Cada registro se guarda tal cual. Los mismos datos guardados como XLSX, que es un archivo ZIP, suelen ocupar mucho menos.
• Archivos generados por programas. Muchas herramientas de informes escriben un registro de formato independiente para cada celda, o rellenan miles de filas vacías pero con formato.
• Historial acumulado. Los libros editados durante años conservan estilos eliminados, hojas ocultas, nombres antiguos y restos que las versiones nuevas de Excel limpian al guardar en XLSX.
• Imágenes y objetos OLE incrustados, como logotipos guardados como mapas de bits sin comprimir.

Qué ofrece la herramienta para XLS

Reescribir registros BIFF en un navegador es demasiado arriesgado: un libro dañado podría seguir abriéndose pero mostrar cifras equivocadas, el peor resultado posible para una hoja de cálculo. Por eso la herramienta deja el XLS sin cambios y te da dos opciones:

1. Un ZIP comprimido del original. Las hojas de cálculo binarias están llenas de registros repetitivos, así que los archivos XLS suelen comprimirse muy bien en un ZIP. El destinatario extrae el archivo y obtiene el libro idéntico, lo que es ideal cuando hay que conservar el formato original, por ejemplo para una importación en un sistema.
2. Convertirlo a XLSX y después comprimirlo. Abre el archivo en Excel y elige Archivo › Guardar como › Libro de Excel (.xlsx), o ábrelo en LibreOffice Calc o Google Sheets y descárgalo como XLSX. La conversión por sí sola suele reducirlo mucho, y el compresor de Excel puede después reducir las imágenes que contenga.

Antes de convertir un XLS

• Macros. Un XLS con macros VBA debe guardarse como .xlsm; un XLSX normal no puede contenerlas, y Excel te avisa antes de descartarlas.
• Sistemas que esperan XLS. Algunas rutinas de importación antiguas de software bancario o contable solo aceptan XLS. Usa la opción ZIP o pregunta si se acepta XLSX.
• Fórmulas y vínculos. Los vínculos a otros libros XLS conservan sus nombres de archivo antiguos. Actualízalos si conviertes también los archivos vinculados.
• Revisa el informe de compatibilidad. El Comprobador de compatibilidad de Excel enumera las funciones que se comportan de otra manera; en tablas normales no hay ninguna.

Preguntas sobre XLS

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