Μετάβαση στο περιεχόμενο

Συμπίεση βιβλίων εργασίας Excel

Μικρύνετε αρχεία XLSX με εικόνες και μάθετε τα βήματα στο Excel που αδυνατίζουν βιβλία εργασίας με πολλά δεδομένα.

Σύρετε αρχεία εδώ

ή

Επιλογή αρχείων

XLSX · PDF · DOC · DOCX · XLS · PPT · PPTX

Τα αρχεία δεν φεύγουν ποτέ από τη συσκευή σας

Φόρτωση του εργαλείου συμπίεσης…

Πώς να συμπιέσετε αρχεία Excel (XLSX)

  1. Προσθέστε τα αρχεία σας

    Σύρετε τα αρχεία στο πλαίσιο, επικολλήστε τα ή επιλέξτε τα από τη συσκευή σας. Τίποτα δεν ανεβαίνει.

  2. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις

    Η προεπιλογή ταιριάζει στα περισσότερα αρχεία. Αλλάξτε ποιότητα, μέγεθος ή μορφή αν χρειάζεστε μικρότερο αρχείο.

  3. Κατεβάστε το αποτέλεσμα

    Αποθηκεύστε κάθε αρχείο χωριστά ή όλα μαζί σε ένα ZIP. Αν ένα αρχείο δεν μπορεί να μικρύνει, κρατάτε το πρωτότυπο.

Πώς είναι φτιαγμένο ένα βιβλίο εργασίας XLSX

Το Excel αποθηκεύει τα βιβλία εργασίας ως XLSX από το Excel 2007. Όπως και το DOCX, το αρχείο είναι αρχείο ZIP με μέρη XML: ένα αρχείο ανά φύλλο εργασίας στο xl/worksheets, ένας κοινός πίνακας συμβολοσειρών που αποθηκεύει κάθε διαφορετική τιμή κειμένου μία φορά, ορισμοί στυλ, καθορισμένα ονόματα, γραφήματα και ένας φάκελος xl/media για τις εικόνες. Ένα σύγχρονο φύλλο εργασίας χωράει 1.048.576 γραμμές και 16.384 στήλες, και αυτή η χωρητικότητα είναι ένας από τους λόγους που τα βιβλία εργασίας μπορούν να γίνουν τεράστια χωρίς να το καταλάβει κανείς.

Το τι περιέχει ένα μεγάλο βιβλίο εργασίας διαφέρει περισσότερο απ' ό,τι σε οποιαδήποτε άλλη μορφή γραφείου. Κάποια είναι μεγάλα λόγω δεδομένων, κάποια λόγω μορφοποίησης και κάποια λόγω ενός επικολλημένου λογοτύπου που αποδείχτηκε φωτογραφία 15 megapixel.

Οι συνηθισμένες αιτίες ενός βαριού XLSX

  • Εικόνες και στιγμιότυπα οθόνης στο xl/media: λογότυπα, φωτογραφίες προϊόντων σε τιμοκατάλογο, στιγμιότυπα σε αναφορά δοκιμών.
  • Κρυφές μνήμες συγκεντρωτικών πινάκων. Κάθε συγκεντρωτικός πίνακας μπορεί να αποθηκεύει μέσα στο αρχείο ένα πλήρες αντίγραφο των δεδομένων προέλευσής του, ώστε να ανανεώνεται χωρίς το πρωτότυπο.
  • Μια «χρησιμοποιούμενη περιοχή» πολύ μεγαλύτερη από τα δεδομένα. Μορφοποίηση σε ολόκληρες στήλες ή μια ξεχασμένη τιμή στη γραμμή 900.000 κάνουν το Excel να αποθηκεύει και να επεξεργάζεται πολύ περισσότερα κελιά απ' όσα βλέπετε. Πατήστε Ctrl+End για να δείτε πού νομίζει το Excel ότι τελειώνει το φύλλο.
  • Χιλιάδες στυλ αντιγραμμένα από άλλα βιβλία εργασίας, κανόνες μορφοποίησης υπό όρους που πολλαπλασιάστηκαν με αντιγραφή και επικόλληση, και αχρησιμοποίητες ονομασμένες περιοχές.
  • Εξαγωγές ακατέργαστων δεδομένων με εκατοντάδες χιλιάδες γραμμές, που κανένα εργαλείο συμπίεσης δεν μπορεί να μικρύνει χωρίς να διαγράψει δεδομένα.

Τι αλλάζει το εργαλείο συμπίεσης Excel

Το εργαλείο επανασυμπιέζει τις εικόνες στο xl/media (τις μειώνει στην επιλεγμένη ανάλυση για το μέγεθός τους στο φύλλο και επανακωδικοποιεί τα JPEG στην ποιότητα που ορίζετε), αφαιρεί τη μικρογραφία από προεπιλογή και συσκευάζει ξανά το βιβλίο εργασίας με τη μέγιστη συμπίεση ZIP. Οι τιμές των κελιών, οι τύποι, η μορφοποίηση, τα γραφήματα, οι συγκεντρωτικοί πίνακες και οι μακροεντολές στα αρχεία .xlsm μένουν ακριβώς όπως είναι. Τα υπολογιστικά φύλλα OpenDocument (.ods) από το LibreOffice Calc αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο.

Αυτό σημαίνει ότι το αποτέλεσμα εξαρτάται από το τι περιέχει το βιβλίο εργασίας σας. Ένας τιμοκατάλογος με φωτογραφίες προϊόντων μπορεί να πέσει σε ένα κλάσμα του μεγέθους του· ένα βιβλίο εργασίας που είναι μεγάλο λόγω δεδομένων ή κρυφών μνημών συγκεντρωτικών πινάκων θα αλλάξει λίγο, και το εργαλείο σάς ενημερώνει όταν το αρχείο είναι ήδη όσο μικρό μπορεί να το κάνει.

Βήματα στο Excel που μικραίνουν βιβλία εργασίας με πολλά δεδομένα

  1. Επαναφέρετε τη χρησιμοποιούμενη περιοχή. Διαγράψτε τις κενές γραμμές και στήλες κάτω και δεξιά από τα δεδομένα σας (επιλέξτε τες, δεξί κλικ, Διαγραφή) και αποθηκεύστε.
  2. Καταργήστε τις κρυφές μνήμες συγκεντρωτικών πινάκων που δεν χρειάζεστε. Στις Επιλογές συγκεντρωτικού πίνακα › Δεδομένα, καταργήστε την επιλογή «Αποθήκευση δεδομένων προέλευσης με το αρχείο». Ο συγκεντρωτικός πίνακας ανανεώνεται από την πηγή όταν ανοίγει το αρχείο.
  3. Καθαρίστε τη μορφοποίηση. Αφαιρέστε τους κανόνες μορφοποίησης υπό όρους σε αχρησιμοποίητες περιοχές και αποφεύγετε να μορφοποιείτε ολόκληρες στήλες.
  4. Αποθηκεύστε ως δυαδικό βιβλίο εργασίας του Excel (.xlsb). Για πολύ μεγάλα δεδομένα, το XLSB είναι συχνά αισθητά μικρότερο και ανοίγει πιο γρήγορα στο Excel, διατηρώντας όλες τις δυνατότητες. Τα άλλα προγράμματα το υποστηρίζουν λιγότερο καλά, οπότε κρατήστε το XLSX για κοινοποίηση.

Αν ο παραλήπτης χρειάζεται μόνο να διαβάσει τα νούμερα, μια εξαγωγή των σχετικών φύλλων σε PDF ή ένα CSV των δεδομένων είναι πολύ μικρότερα από οποιοδήποτε βιβλίο εργασίας.

Ερωτήσεις για το Excel

Θα λειτουργούν ακόμη οι τύποι μου;

Ναι. Το εργαλείο δεν αγγίζει το περιεχόμενο των κελιών, τους τύπους ή τις αναφορές. Αλλάζουν μόνο οι εικόνες και η συσκευασία ZIP.

Γιατί το αρχείο Excel μου είναι μεγάλο ενώ δεν έχει σχεδόν καθόλου δεδομένα;

Ψάξτε για εικόνες, μορφοποίηση σε ολόκληρες στήλες, πολλά στυλ και μια χρησιμοποιούμενη περιοχή που εκτείνεται πολύ πέρα από τα δεδομένα σας. Το Ctrl+End δείχνει το τελευταίο κελί που αποθηκεύει το Excel.

Είναι το XLSB μικρότερο από το XLSX;

Για βιβλία εργασίας με πολλά δεδομένα συνήθως ναι, γιατί αποθηκεύει τα κελιά σε δυαδική μορφή αντί για XML. Είναι σύγχρονη μορφή με την ίδια χωρητικότητα, όχι το παλιό XLS.

Μπορώ να συμπιέσω ένα βιβλίο εργασίας με κωδικό πρόσβασης;

Ένα βιβλίο εργασίας κρυπτογραφημένο με κωδικό ανοίγματος δεν είναι πια αρχείο ZIP, οπότε δεν μπορεί να συμπιεστεί. Η προστασία φύλλων χωρίς κωδικό ανοίγματος δεν δημιουργεί πρόβλημα.

Τι γίνεται με τα παλιά αρχεία .xls;

Χρησιμοποιούν τη δυαδική μορφή του Excel 97–2003. Δείτε τη σελίδα για το XLS για το τι είναι εφικτό με αυτά.

Περισσότερα εργαλεία εγγράφων

Χρησιμοποιήστε το εργαλείο συμπίεσης PowerPoint για παρουσιάσεις και το εργαλείο συμπίεσης εγγράφων για κάθε αρχείο γραφείου. Διαβάστε πώς λειτουργεί για να μάθετε γιατί τα βιβλία εργασίας με εμπιστευτικά νούμερα μπορούν να συμπιεστούν εδώ με ασφάλεια.