Συμπίεση εγγράφων Word

Μέσα σε ένα αρχείο DOCX

Από το Word 2007, τα έγγραφα αποθηκεύονται ως DOCX, μέρος του προτύπου Office Open XML (ECMA-376, αργότερα ISO/IEC 29500). Ένα DOCX είναι αρχείο ZIP: μετονομάστε ένα αντίγραφο σε .zip και μπορείτε να το ανοίξετε. Μέσα βρίσκετε το word/document.xml με το κείμενο, αρχεία για στυλ, αρίθμηση, κεφαλίδες και σχόλια, και έναν φάκελο word/media με κάθε εικόνα του εγγράφου, αποθηκευμένη ως το αρχικό αρχείο JPEG, PNG ή άλλο.

Επειδή το κείμενο είναι ήδη συμπιεσμένο από το ZIP, σχεδόν ποτέ δεν είναι αυτό το πρόβλημα. Μια αναφορά 50 σελίδων με απλό κείμενο είναι συνήθως πολύ κάτω από 200 KB. Όταν ένα DOCX ζυγίζει 20, 50 ή 100 MB, κοιτάξτε τον φάκελο media: φωτογραφίες κινητού που μπήκαν σε πλήρη ανάλυση, στιγμιότυπα από οθόνη υψηλής ανάλυσης ή επικολλημένες σαρώσεις.

Πώς λειτουργεί το εργαλείο συμπίεσης Word

Το εργαλείο ανοίγει το ZIP στο πρόγραμμα περιήγησής σας και δουλεύει στα μέρη που μετράνε:

• Οι εικόνες στο word/media μειώνονται στην επιλεγμένη ανάλυση για το μέγεθος στο οποίο εμφανίζονται στο έγγραφο, και τα JPEG επανακωδικοποιούνται στην επιλεγμένη ποιότητα.
• Οι εικόνες BMP γίνονται PNG. Οι φωτογραφίες που είναι αποθηκευμένες ως PNG χωρίς διαφάνεια γίνονται JPEG (η επιλογή «Μετατροπή φωτογραφιών PNG σε JPG» είναι ενεργή από προεπιλογή), και οι αναφορές στο έγγραφο ενημερώνονται ώστε το Word να τις βρίσκει. Τα στιγμιότυπα οθόνης, τα διαγράμματα και οι διάφανες εικόνες μένουν PNG.
• Η μικρογραφία του εγγράφου αφαιρείται από προεπιλογή· οι ενσωματωμένες γραμματοσειρές μπορούν να αφαιρεθούν αν το επιλέξετε.
• Όλα συσκευάζονται ξανά με τη μέγιστη συμπίεση ZIP.

Το κείμενο, τα στυλ, οι παρακολουθούμενες αλλαγές, τα σχόλια, οι πίνακες και τα πεδία δεν τροποποιούνται. Το ίδιο εργαλείο λειτουργεί για αρχεία .docm με μακροεντολές και για αρχεία OpenDocument .odt από το LibreOffice, που έχουν παρόμοια δομή ZIP με τις εικόνες σε φάκελο Pictures.

Ρυθμίσεις ανάλογα με τον σκοπό

Μια εικόνα που καλύπτει το πλάτος μιας σελίδας A4 ή Letter, περίπου 16 cm ή 6,3 ίντσες ανάμεσα στα περιθώρια, χρειάζεται περίπου 1900 pixel πλάτος για να τυπωθεί στα 300 DPI και περίπου 950 για τα 150 DPI. Μια φωτογραφία κινητού 4000 pixel έχει πάνω από τετραπλάσιο του απαιτούμενου πλάτους σε κάθε κατεύθυνση.

Τα εργαλεία μεγέθους του ίδιου του Word

Το Word έχει ενσωματωμένες επιλογές που συμπληρώνουν το εργαλείο, και αξίζει να τις ξέρετε για έγγραφα που δημιουργείτε μόνοι σας:

• Η Συμπίεση εικόνων (καρτέλα Μορφή εικόνας) μειώνει την ανάλυση των επιλεγμένων ή όλων των εικόνων και μπορεί να διαγράψει τις περικομμένες περιοχές, που αλλιώς το Word τις κρατά στο αρχείο.
• Η διαδρομή Αρχείο › Επιλογές › Για προχωρημένους › Μέγεθος και ποιότητα εικόνας ορίζει την προεπιλεγμένη ανάλυση για τις εικόνες και έχει το πλαίσιο ελέγχου «Απόρριψη δεδομένων επεξεργασίας».
• Η επιλογή Αρχείο › Επιλογές › Αποθήκευση › Ενσωμάτωση γραμματοσειρών στο αρχείο μπορεί να προσθέσει πολλά megabyte· απενεργοποιήστε την αν ο παραλήπτης έχει τις τυπικές γραμματοσειρές.
• Εισαγάγετε εικόνες με Εισαγωγή › Εικόνες αντί για αντιγραφή και επικόλληση από άλλες εφαρμογές, που μερικές φορές προσθέτει δεύτερο αντίγραφο σε άλλη μορφή.

Ερωτήσεις για το Word

Περισσότερα εργαλεία εγγράφων

Όλες οι μορφές εγγράφων βρίσκονται στη σελίδα του εργαλείου συμπίεσης εγγράφων, μαζί με τα βιβλία εργασίας του Excel. Η σελίδα Πώς λειτουργεί περιγράφει τι μένει στη συσκευή σας.