Συμπίεση αρχείων DOC

Η παλιά μορφή .doc

Ένα αρχείο .doc είναι έγγραφο του Microsoft Word στη δυαδική μορφή που χρησιμοποιήθηκε από το Word 97 έως το Word 2003. Εσωτερικά είναι ένα κοντέινερ Compound File Binary, ένα μικρό σύστημα αρχείων από μόνο του (λέγεται και OLE2 ή δομημένη αποθήκευση), με ροές για το κείμενο, τους πίνακες μορφοποίησης, τις ενσωματωμένες εικόνες και τα αντικείμενα. Το Word 2007 το αντικατέστησε με το DOCX, αλλά τα αρχεία .doc είναι ακόμη παντού: σε παλιά αρχεία, σε πρότυπα που κυκλοφορούν στα γραφεία εδώ και είκοσι χρόνια, σε εξαγωγές από παλαιότερο επιχειρησιακό λογισμικό και σε μηνύματα από ανθρώπους που δεν άλλαξαν ποτέ την προεπιλογή του Word.

Η Microsoft δημοσίευσε πλήρη προδιαγραφή της μορφής μόλις το 2008, και πολλά προγράμματα τη διαβάζουν ακόμη με προσωρινές λύσεις. Αυτή η ιστορία είναι ο λόγος που ένα εργαλείο δεν μπορεί να διαλύσει και να ξαναχτίσει με ασφάλεια ένα .doc.

Γιατί τα αρχεία .doc μεγαλώνουν τόσο

• Εικόνες αποθηκευμένες ασυμπίεστες. Οι παλαιότερες εκδόσεις του Word συχνά κρατούσαν τα επικολλημένα στιγμιότυπα και τις σαρώσεις ως BMP ή ασυμπίεστα bitmap, ή κρατούσαν και την εικόνα και ένα μεγάλο αντίγραφο προεπισκόπησης.
• Γρήγορη αποθήκευση. Το Word 97–2003 είχε την επιλογή «Να επιτρέπονται οι γρήγορες αποθηκεύσεις», που πρόσθετε τις αλλαγές στο τέλος του αρχείου αντί να το ξαναγράφει. Το διαγραμμένο κείμενο και οι παλιές εικόνες έμεναν μέσα, και τα αρχεία συνέχιζαν να μεγαλώνουν.
• Ενσωματωμένα αντικείμενα. Τα γραφήματα και οι πίνακες του Excel που επικολλήθηκαν ως αντικείμενα OLE κουβαλούν μαζί τους ολόκληρο υπολογιστικό φύλλο.
• Καμία εσωτερική συμπίεση. Σε αντίθεση με το DOCX, η δυαδική μορφή δεν συμπιέζει το περιεχόμενό της, οπότε το κείμενο και οι πίνακες μορφοποίησης πιάνουν περισσότερο χώρο απ' όσο σε ένα αρχείο βασισμένο σε ZIP.

Τι μπορεί να κάνει το εργαλείο με ένα .doc

Η επανεγγραφή της δυαδικής δομής σε πρόγραμμα περιήγησης κινδυνεύει να δώσει ένα έγγραφο που το Word αρνείται να ανοίξει, γι' αυτό το εργαλείο δεν το επιχειρεί. Αντί γι' αυτό προσφέρει δύο έντιμες επιλογές:

1. Συσκευασία του αρχείου σε ZIP με μέγιστη συμπίεση. Επειδή η μορφή .doc δεν συμπιέζει το δικό της περιεχόμενο, ένα έγγραφο με πολύ κείμενο συχνά μικραίνει αρκετά με αυτόν τον τρόπο, και κάθε λειτουργικό σύστημα ανοίγει αρχεία ZIP χωρίς επιπλέον λογισμικό. Ο παραλήπτης το αποσυμπιέζει και παίρνει το ίδιο ακριβώς πρωτότυπο.
2. Πρώτα μετατροπή σε DOCX. Ανοίξτε το αρχείο στο Word και επιλέξτε Αρχείο › Αποθήκευση ως › Έγγραφο του Word (.docx), ή χρησιμοποιήστε το LibreOffice Writer ή τα Έγγραφα Google. Μετά συμπιέστε το DOCX με το εργαλείο συμπίεσης Word, που επανασυμπιέζει τις εικόνες μέσα του.

Η δεύτερη επιλογή συνήθως δίνει μικρότερο αποτέλεσμα, γιατί τα αρχεία με πολλές εικόνες σχεδόν δεν μικραίνουν σε ZIP: οι φωτογραφίες JPEG μέσα τους είναι ήδη συμπιεσμένες. Σας αφήνει επίσης με ένα σύγχρονο αρχείο που ανοίγει παντού.

Συμβουλές πριν από τη μετατροπή

• Κρατήστε αντίγραφο του αρχικού .doc. Οι σύνθετες διατάξεις με πλαίσια κειμένου, παλιά πεδία ή μακροεντολές μπορεί να μετατοπιστούν λίγο κατά τη μετατροπή.
• Αν το έγγραφο περιέχει μακροεντολές, αποθηκεύστε το ως .docm αντί για .docx· τα αρχεία DOCX δεν μπορούν να περιέχουν μακροεντολές.
• Στο Word, η επιλογή Μορφή εικόνας › Συμπίεση εικόνων μετά τη μετατροπή μπορεί επίσης να μειώσει το μέγεθος των εικόνων μέσα στο αρχείο, με επιλογές ανάλυσης για εκτύπωση, web ή email.
• Αν αποθηκεύσετε ξανά ένα παλιό .doc μία φορά με τις «γρήγορες αποθηκεύσεις» απενεργοποιημένες, αυτό από μόνο του μπορεί να αφαιρέσει τα υπολείμματα δεδομένων.

Ερωτήσεις για το DOC

Σχετικές σελίδες

Άλλα εργαλεία εγγράφων υπάρχουν στη σελίδα του εργαλείου συμπίεσης εγγράφων. Για τις παλιές μορφές υπολογιστικών φύλλων και παρουσιάσεων, δείτε τα XLS και PPT, και διαβάστε πώς λειτουργεί για το κομμάτι της ιδιωτικότητας.