DOC-Dateien komprimieren

Das alte .doc-Format

Eine .doc-Datei ist ein Microsoft-Word-Dokument im Binärformat, das von Word 97 bis Word 2003 verwendet wurde. Im Inneren steckt ein Compound-File-Binary-Container, ein eigenes kleines Dateisystem (auch OLE2 oder strukturierter Speicher genannt), mit Datenströmen für den Text, die Formatierungstabellen, eingebettete Bilder und Objekte. Word 2007 ersetzte es durch DOCX, doch .doc-Dateien sind immer noch überall: in alten Archiven, in Vorlagen, die seit zwanzig Jahren in Büros weitergereicht werden, in Exporten älterer Unternehmenssoftware und in Mails von Leuten, die die Standardeinstellung von Word nie geändert haben.

Microsoft hat eine vollständige Spezifikation des Formats erst 2008 veröffentlicht, und viele Programme lesen es bis heute mit Behelfslösungen. Diese Vorgeschichte ist der Grund, warum ein Tool eine .doc-Datei nicht gefahrlos zerlegen und neu aufbauen kann.

Warum .doc-Dateien so groß werden

• Unkomprimiert gespeicherte Bilder. Ältere Word-Versionen speicherten eingefügte Screenshots und Scans oft als BMP oder unkomprimierte Bitmaps oder behielten sowohl das Bild als auch eine große Vorschaukopie.
• Schnellspeicherung. Word 97–2003 hatte die Option „Schnellspeicherung zulassen“, die Änderungen ans Ende der Datei anhängte, statt sie neu zu schreiben. Gelöschter Text und alte Bilder blieben darin, und die Dateien wuchsen immer weiter.
• Eingebettete Objekte. Als OLE-Objekte eingefügte Excel-Diagramme und -Tabellen bringen eine ganze Arbeitsmappe mit.
• Keine interne Komprimierung. Anders als DOCX komprimiert das Binärformat seinen Inhalt nicht, sodass Text und Formatierungstabellen mehr Platz belegen als in einer ZIP-basierten Datei.

Was das Tool mit einer .doc-Datei tun kann

Die Binärstruktur im Browser neu zu schreiben, birgt das Risiko eines Dokuments, das Word nicht mehr öffnet. Deshalb versucht das Tool es gar nicht erst. Stattdessen bietet es zwei ehrliche Optionen:

1. Die Datei in ein ZIP packen, mit maximaler Komprimierung. Weil das .doc-Format seinen eigenen Inhalt nicht komprimiert, schrumpft ein textlastiges Dokument auf diese Weise oft stark, und jedes Betriebssystem öffnet ZIP-Dateien ohne Zusatzsoftware. Der Empfänger entpackt die Datei und erhält das identische Original.
2. Zuerst in DOCX umwandeln. Öffnen Sie die Datei in Word und wählen Sie Datei › Speichern unter › Word-Dokument (.docx), oder nutzen Sie LibreOffice Writer oder Google Docs. Komprimieren Sie dann die DOCX-Datei mit dem Word-Kompressor, der die Bilder darin neu komprimiert.

Option 2 ergibt meist das kleinere Ergebnis, weil bildlastige Dateien in einem ZIP kaum schrumpfen: Die JPEG-Fotos darin sind bereits komprimiert. Außerdem haben Sie danach eine moderne Datei, die sich überall öffnen lässt.

Tipps vor der Umwandlung

• Behalten Sie eine Kopie der originalen .doc-Datei. Komplexe Layouts mit Textfeldern, alten Feldfunktionen oder Makros können sich bei der Umwandlung leicht verschieben.
• Enthält das Dokument Makros, speichern Sie es als .docm statt als .docx; DOCX-Dateien können keine Makros enthalten.
• In Word kann nach der Umwandlung auch Bildformat › Bilder komprimieren die Größe der Bilder darin verringern, mit Optionen für Druck-, Web- oder E-Mail-Auflösung.
• Schon ein einmaliges erneutes Speichern einer alten .doc-Datei mit ausgeschalteter Schnellspeicherung kann übrig gebliebene Daten entfernen.

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