XLS-Dateien komprimieren

Das binäre XLS-Format

XLS ist das Arbeitsmappenformat von Excel 97 bis Excel 2003. Sein internes Format heißt BIFF8 (Binary Interchange File Format), ein Strom binärer Datensätze für Zellen, Formeln, Formate und Diagramme, gespeichert in einem Compound-File-Binary-Container wie die alten Word- und PowerPoint-Dateien. Excel 2007 führte XLSX als neuen Standard ein, doch XLS-Dateien sind weiterhin verbreitet: Exporte aus Buchhaltungssystemen, Banken und ERP-Software, amtliche Statistiken, seit Jahren kopierte Vorlagen und Archive.

Das Format hat feste Grenzen, die heute oft überraschen. Ein Arbeitsblatt fasst höchstens 65.536 Zeilen und 256 Spalten (bis Spalte IV). Was darüber hinausgeht, wird beim Speichern als XLS abgeschnitten, und das ist ein Grund, warum Exporte großer Datensätze unvollständig aussehen.

Warum XLS-Dateien oft aufgebläht sind

• Keine interne Komprimierung. Jeder Datensatz wird gespeichert, wie er ist. Dieselben Daten als XLSX gespeichert, also als ZIP-Archiv, sind meist viel kleiner.
• Von Programmen erzeugte Dateien. Viele Reporting-Tools schreiben für jede einzelne Zelle einen eigenen Formatdatensatz oder füllen Tausende leere, aber formatierte Zeilen.
• Angesammelte Altlasten. Jahrelang bearbeitete Arbeitsmappen behalten gelöschte Formatvorlagen, ausgeblendete Blätter, alte Namen und Reste, die neuere Excel-Versionen beim Speichern als XLSX aufräumen.
• Eingebettete Bilder und OLE-Objekte, etwa Logos, die als unkomprimierte Bitmaps gespeichert sind.

Was das Tool für XLS anbietet

BIFF-Datensätze im Browser neu zu schreiben, ist zu riskant: Eine beschädigte Arbeitsmappe öffnet sich womöglich noch, zeigt aber falsche Zahlen, und das ist bei einer Tabellenkalkulation das schlimmste denkbare Ergebnis. Das Tool lässt die XLS-Datei selbst daher unverändert und bietet Ihnen zwei Möglichkeiten:

1. Eine komprimierte ZIP-Datei des Originals. Binäre Tabellen sind voller sich wiederholender Datensätze, daher lassen sich XLS-Dateien in einem ZIP meist sehr gut komprimieren. Der Empfänger entpackt die Datei und erhält die identische Arbeitsmappe. Das ist ideal, wenn das Originalformat erhalten bleiben muss, etwa für einen Import in ein System.
2. In XLSX umwandeln, dann komprimieren. Öffnen Sie die Datei in Excel und wählen Sie Datei › Speichern unter › Excel-Arbeitsmappe (.xlsx), oder öffnen Sie sie in LibreOffice Calc oder Google Tabellen und laden Sie sie als XLSX herunter. Schon die Umwandlung macht sie meist viel kleiner, und der Excel-Kompressor kann danach die Bilder darin verkleinern.

Bevor Sie eine XLS-Datei umwandeln

• Makros. Eine XLS-Datei mit VBA-Makros muss als .xlsm gespeichert werden; eine einfache XLSX-Datei kann sie nicht enthalten, und Excel warnt Sie, bevor es sie verwirft.
• Systeme, die XLS erwarten. Manche älteren Importroutinen in Bank- oder Buchhaltungssoftware nehmen nur XLS an. Nutzen Sie die ZIP-Option, oder fragen Sie nach, ob XLSX akzeptiert wird.
• Formeln und Verknüpfungen. Verknüpfungen zu anderen XLS-Arbeitsmappen behalten ihre alten Dateinamen. Aktualisieren Sie sie, wenn Sie die verknüpften Dateien ebenfalls umwandeln.
• Den Kompatibilitätsbericht prüfen. Die Kompatibilitätsprüfung von Excel listet Funktionen auf, die sich anders verhalten; bei gewöhnlichen Tabellen gibt es keine.

Fragen zu XLS

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Zu den alten Word- und PowerPoint-Formaten siehe DOC und PPT. Die Seite des Dokumentkompressors listet jedes Dokumenttool auf, und So funktioniert’s erklärt das Datenschutzkonzept.