PPT-Dateien komprimieren

Das Format von PowerPoint 97–2003

Eine .ppt-Datei ist eine Präsentation im Binärformat, das PowerPoint von Version 97 bis 2003 verwendete. Wie alte Word- und Excel-Dateien ist sie ein Compound-File-Binary-Container, hier mit einem Datenstrom „PowerPoint Document“ aus binären Datensätzen für Folien, Text und Formen und einem separaten Datenstrom „Pictures“, der jedes Bild enthält. Seit PowerPoint 2007 ist PPTX der Standard, doch .ppt-Dateien überleben in Vorlesungsarchiven, Schulungsunterlagen, Konferenzvorträgen aus den 2000er-Jahren und Vorlagen, die immer noch wiederverwendet werden.

Ein verwandtes Format, .pps, ist dieselbe Datei, die direkt als Bildschirmpräsentation startet. Alles auf dieser Seite gilt auch dafür.

Was eine .ppt-Datei füllt

• Bilder. Der Datenstrom „Pictures“ speichert Bilder mehr oder weniger so, wie sie eingefügt wurden, bei allem, was aus der Zwischenablage kam, oft als unkomprimierte Bitmaps.
• Zugeschnittene Bereiche. Wenn Sie ein Bild zuschneiden, behält PowerPoint das gesamte Originalbild, damit Sie den Zuschnitt später rückgängig machen können, es sei denn, jemand hat „Bilder komprimieren“ mit der Option zum Löschen zugeschnittener Bereiche ausgeführt.
• Eingebettete Objekte. Diagramme und Tabellen aus Excel, Formeln und eingebettete Schriften bringen eigene Daten mit.
• Verknüpfte Medien. Videos und Klänge in .ppt-Dateien sind meist verknüpft, nicht eingebettet; das Größenproblem entsteht, wenn Sie den Ordner mit den Mediendateien mitschicken.

Möglichkeiten für eine .ppt-Datei

Das Tool schreibt binäre Präsentationen nicht neu: Die Datensatzstruktur ist verzwickt, und eine teilweise beschädigte .ppt-Datei öffnet sich womöglich mit fehlenden Folien oder Bildern, was Sie vielleicht erst vor Publikum bemerken. Sie haben zwei sichere Möglichkeiten:

1. Maximale ZIP-Komprimierung des Originals. Gut, wenn die Datei eine .ppt-Datei bleiben muss, etwa für einen alten Präsentationsrechner oder eine Lernplattform, die das Format erwartet. Die Ersparnis hängt vom Inhalt ab: Unkomprimierte Bitmaps schrumpfen gut, JPEG-Fotos kaum.
2. Als PPTX speichern, dann komprimieren. Öffnen Sie die Datei in PowerPoint und wählen Sie Datei › Speichern unter › PowerPoint-Präsentation (.pptx), oder öffnen Sie sie in LibreOffice Impress oder Google Präsentationen und laden Sie sie als PPTX herunter. Der PowerPoint-Kompressor komprimiert danach die Bilder darin neu. Das ergibt meist das deutlich kleinere Ergebnis.

Tipps für alte Präsentationen

• Prüfen Sie nach der Umwandlung Folien mit WordArt, alten Animationen und eingebetteten Objekten; sie können in aktuellen Versionen etwas anders aussehen.
• Sammeln Sie verknüpfte Videos und Klänge vor der Umwandlung ein: Öffnen Sie die Präsentation, prüfen Sie, ob die Medien abgespielt werden, und fügen Sie fehlende Dateien aus ihrem Ordner erneut ein.
• Ist die Präsentation nur zum Lesen gedacht, exportieren Sie sie als PDF und komprimieren Sie dieses mit dem PDF-Kompressor. Ein PDF öffnet sich auf jedem Gerät ohne PowerPoint.
• Behalten Sie die originale .ppt-Datei, bis Sie die umgewandelte Fassung von der ersten bis zur letzten Folie geprüft haben.

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