Komprimera DOC-filer

Det gamla .doc-formatet

En .doc-fil är ett Microsoft Word-dokument i det binära format som användes från Word 97 till Word 2003. Inuti är det en Compound File Binary-behållare, ett litet eget filsystem (även kallat OLE2 eller strukturerad lagring), med strömmar för texten, formateringstabellerna, inbäddade bilder och objekt. Word 2007 ersatte det med DOCX, men .doc-filer finns fortfarande överallt: i gamla arkiv, i mallar som har cirkulerat på kontor i tjugo år, i exporter från äldre affärssystem och i mejl från personer som aldrig ändrade Words standardinställning.

Microsoft publicerade en fullständig specifikation av formatet först 2008, och många program läser det fortfarande med nödlösningar. Den historien är anledningen till att ett verktyg inte på ett säkert sätt kan plocka isär en .doc-fil och bygga ihop den igen.

Varför .doc-filer blir så stora

• Okomprimerade bilder. Äldre Word-versioner sparade ofta inklistrade skärmbilder och skanningar som BMP eller okomprimerade bitmappar, eller sparade både bilden och en stor förhandsvisningskopia.
• Snabbsparning. Word 97–2003 hade alternativet ”Tillåt snabbsparning”, som lade till ändringar i slutet av filen i stället för att skriva om den. Raderad text och gamla bilder blev kvar inuti, och filerna fortsatte att växa.
• Inbäddade objekt. Excel-diagram och tabeller som klistrats in som OLE-objekt har med sig ett helt kalkylblad.
• Ingen intern komprimering. Till skillnad från DOCX komprimerar det binära formatet inte sitt innehåll, så text och formateringstabeller tar mer plats än de skulle göra i en ZIP-baserad fil.

Vad verktyget kan göra med en .doc

Att skriva om den binära strukturen i en webbläsare riskerar att ge ett dokument som Word vägrar öppna, så verktyget försöker inte. I stället erbjuder det två ärliga alternativ:

1. Packa filen i en ZIP med maximal komprimering. Eftersom .doc-formatet inte komprimerar sitt eget innehåll krymper ett textrikt dokument ofta mycket på det här sättet, och alla operativsystem öppnar ZIP-filer utan extra program. Mottagaren packar upp filen och får det identiska originalet.
2. Konvertera den till DOCX först. Öppna filen i Word och välj Arkiv › Spara som › Word-dokument (.docx), eller använd LibreOffice Writer eller Google Dokument. Komprimera sedan DOCX-filen med Word-komprimeraren, som komprimerar om bilderna inuti.

Alternativ 2 ger oftast det mindre resultatet, eftersom filer med många bilder knappt krymper i en ZIP: JPEG-foton inuti är redan komprimerade. Dessutom får du en modern fil som går att öppna överallt.

Tips före konverteringen

• Spara en kopia av den ursprungliga .doc-filen. Komplexa layouter med textrutor, gamla fält eller makron kan förskjutas något vid konverteringen.
• Om dokumentet innehåller makron, spara det som .docm i stället för .docx; DOCX-filer kan inte innehålla makron.
• I Word kan Bildformat › Komprimera bilder efter konverteringen också minska storleken på bilderna inuti, med alternativ för upplösning för utskrift, webb eller e-post.
• Att spara om en gammal .doc en gång med snabbsparning avstängd kan i sig ta bort kvarlämnad data.

Frågor om DOC

Relaterade sidor

Andra dokumentverktyg finns på sidan för dokumentkomprimeraren. För de gamla formaten för kalkylblad och presentationer, se XLS och PPT, och läs Så fungerar det om integritetsaspekten.