Συμπίεση αρχείων XLS

Η δυαδική μορφή XLS

Το XLS είναι η μορφή βιβλίου εργασίας του Excel 97 έως Excel 2003. Η εσωτερική του μορφή λέγεται BIFF8 (Binary Interchange File Format), μια ροή δυαδικών εγγραφών για κελιά, τύπους, μορφές και γραφήματα, αποθηκευμένη μέσα σε κοντέινερ Compound File Binary όπως τα παλιά αρχεία Word και PowerPoint. Το Excel 2007 έφερε το XLSX ως νέα προεπιλογή, αλλά τα αρχεία XLS παραμένουν συνηθισμένα: εξαγωγές από λογιστικά συστήματα, τράπεζες και λογισμικό ERP, κρατικές στατιστικές, πρότυπα που αντιγράφονται εδώ και χρόνια, και αρχεία.

Η μορφή έχει σταθερά όρια που συχνά εκπλήσσουν σήμερα. Ένα φύλλο εργασίας χωράει το πολύ 65.536 γραμμές και 256 στήλες (έως τη στήλη IV). Τα δεδομένα πέρα από αυτά κόβονται όταν αποθηκεύετε ως XLS, κάτι που είναι ένας λόγος που οι εξαγωγές με μεγάλα σύνολα δεδομένων φαίνονται ελλιπείς.

Γιατί τα αρχεία XLS είναι συχνά φουσκωμένα

• Καμία εσωτερική συμπίεση. Κάθε εγγραφή αποθηκεύεται ως έχει. Τα ίδια δεδομένα αποθηκευμένα ως XLSX, που είναι αρχείο ZIP, είναι συνήθως πολύ μικρότερα.
• Αρχεία που παράγονται από προγράμματα. Πολλά εργαλεία αναφορών γράφουν ξεχωριστή εγγραφή μορφής για κάθε μεμονωμένο κελί ή γεμίζουν χιλιάδες κενές αλλά μορφοποιημένες γραμμές.
• Συσσωρευμένο ιστορικό. Τα βιβλία εργασίας που επεξεργάζονται για χρόνια κρατούν διαγραμμένα στυλ, κρυφά φύλλα, παλιά ονόματα και υπολείμματα, που οι νεότερες εκδόσεις του Excel καθαρίζουν όταν αποθηκεύουν σε XLSX.
• Ενσωματωμένες εικόνες και αντικείμενα OLE, όπως λογότυπα αποθηκευμένα ως ασυμπίεστα bitmap.

Τι προσφέρει το εργαλείο για τα XLS

Η επανεγγραφή εγγραφών BIFF σε πρόγραμμα περιήγησης είναι πολύ ριψοκίνδυνη: ένα κατεστραμμένο βιβλίο εργασίας μπορεί να ανοίγει κανονικά αλλά να δείχνει λάθος αριθμούς, που είναι το χειρότερο δυνατό αποτέλεσμα για ένα υπολογιστικό φύλλο. Γι' αυτό το εργαλείο αφήνει το ίδιο το XLS αμετάβλητο και σας δίνει δύο επιλογές:

1. Ένα συμπιεσμένο ZIP του πρωτοτύπου. Τα δυαδικά υπολογιστικά φύλλα είναι γεμάτα επαναλαμβανόμενες εγγραφές, οπότε τα αρχεία XLS συνήθως συμπιέζονται πολύ καλά σε ZIP. Ο παραλήπτης αποσυμπιέζει το αρχείο και παίρνει το ίδιο ακριβώς βιβλίο εργασίας, κάτι ιδανικό όταν πρέπει να διατηρηθεί η αρχική μορφή, για παράδειγμα για εισαγωγή σε κάποιο σύστημα.
2. Μετατροπή σε XLSX και μετά συμπίεση. Ανοίξτε το αρχείο στο Excel και επιλέξτε Αρχείο › Αποθήκευση ως › Βιβλίο εργασίας του Excel (.xlsx), ή ανοίξτε το στο LibreOffice Calc ή στα Υπολογιστικά φύλλα Google και κατεβάστε το ως XLSX. Η μετατροπή από μόνη της συνήθως το μικραίνει πολύ, και το εργαλείο συμπίεσης Excel μπορεί μετά να μικρύνει τις εικόνες που περιέχει.

Πριν μετατρέψετε ένα XLS

• Μακροεντολές. Ένα XLS με μακροεντολές VBA πρέπει να αποθηκευτεί ως .xlsm· ένα απλό XLSX δεν μπορεί να τις περιέχει, και το Excel σάς προειδοποιεί πριν τις απορρίψει.
• Συστήματα που περιμένουν XLS. Ορισμένες παλαιότερες ρουτίνες εισαγωγής σε τραπεζικό ή λογιστικό λογισμικό δέχονται μόνο XLS. Χρησιμοποιήστε την επιλογή ZIP ή ρωτήστε αν γίνεται δεκτό το XLSX.
• Τύποι και σύνδεσμοι. Οι σύνδεσμοι προς άλλα βιβλία εργασίας XLS κρατούν τα παλιά ονόματα αρχείων. Ενημερώστε τους αν μετατρέψετε και τα συνδεδεμένα αρχεία.
• Ελέγξτε την αναφορά συμβατότητας. Ο Έλεγχος συμβατότητας του Excel παραθέτει τις δυνατότητες που συμπεριφέρονται διαφορετικά· για συνηθισμένους πίνακες δεν υπάρχουν τέτοιες.

Ερωτήσεις για το XLS

Σχετικές σελίδες

Για τις παλιές μορφές του Word και του PowerPoint, δείτε τα DOC και PPT. Η σελίδα του εργαλείου συμπίεσης εγγράφων παραθέτει κάθε εργαλείο εγγράφων, και η σελίδα πώς λειτουργεί εξηγεί το μοντέλο ιδιωτικότητας.