Comprima arquivos XLS

O formato binário XLS

O XLS é o formato de pasta de trabalho do Excel 97 ao Excel 2003. O formato interno se chama BIFF8 (Binary Interchange File Format), uma sequência de registros binários para células, fórmulas, formatos e gráficos, guardada dentro de um contêiner Compound File Binary, como os antigos arquivos do Word e do PowerPoint. O Excel 2007 trouxe o XLSX como novo padrão, mas os arquivos XLS continuam comuns: exportações de sistemas contábeis, bancos e ERPs, estatísticas do governo, modelos copiados há anos e acervos.

O formato tem limites fixos que hoje surpreendem muita gente. Uma planilha comporta no máximo 65.536 linhas e 256 colunas (até a coluna IV). Os dados além disso são cortados quando você salva como XLS, e esse é um dos motivos pelos quais exportações com grandes volumes de dados parecem incompletas.

Por que arquivos XLS costumam ser inchados

• Sem compressão interna. Cada registro é guardado como está. Os mesmos dados salvos como XLSX, que é um arquivo ZIP, normalmente ficam bem menores.
• Arquivos gerados por programas. Muitas ferramentas de relatórios gravam um registro de formato separado para cada célula ou preenchem milhares de linhas vazias, mas formatadas.
• Histórico acumulado. Pastas de trabalho editadas por anos guardam estilos excluídos, planilhas ocultas, nomes antigos e restos que as versões mais novas do Excel limpam ao salvar em XLSX.
• Imagens e objetos OLE incorporados, como logotipos guardados como bitmaps sem compressão.

O que a ferramenta oferece para XLS

Reescrever registros BIFF em um navegador é arriscado demais: uma pasta de trabalho danificada pode até abrir, mas mostrar números errados, o pior resultado possível para uma planilha. Por isso a ferramenta não altera o XLS em si e oferece duas opções:

1. Um ZIP comprimido do original. Planilhas binárias são cheias de registros repetitivos, então arquivos XLS costumam comprimir muito bem em um ZIP. Quem recebe extrai o arquivo e obtém a pasta de trabalho idêntica, o que é ideal quando o formato original precisa ser preservado, por exemplo para a importação em um sistema.
2. Converter para XLSX e depois comprimir. Abra o arquivo no Excel e escolha Arquivo › Salvar como › Pasta de Trabalho do Excel (.xlsx), ou abra-o no LibreOffice Calc ou no Google Planilhas e baixe como XLSX. Só a conversão normalmente já o deixa bem menor, e depois o compressor de Excel pode reduzir as imagens que estiverem lá dentro.

Antes de converter um XLS

• Macros. Um XLS com macros VBA precisa ser salvo como .xlsm; um XLSX comum não pode contê-las, e o Excel avisa antes de descartá-las.
• Sistemas que esperam XLS. Algumas rotinas de importação mais antigas de softwares bancários ou contábeis só aceitam XLS. Use a opção ZIP ou pergunte se XLSX é aceito.
• Fórmulas e vínculos. Vínculos com outras pastas de trabalho XLS mantêm os nomes de arquivo antigos. Atualize-os se também converter os arquivos vinculados.
• Confira o relatório de compatibilidade. O Verificador de Compatibilidade do Excel lista os recursos que se comportam de forma diferente; em tabelas comuns, não há nenhum.

Perguntas sobre XLS

Páginas relacionadas

Para os formatos antigos do Word e do PowerPoint, veja DOC e PPT. A página do compressor de documentos lista todas as ferramentas de documentos, e como funciona explica o modelo de privacidade.