Komprimujte soubory XLS

Binární formát XLS

XLS je formát sešitů Excelu 97 až Excelu 2003. Jeho vnitřní formát se jmenuje BIFF8 (Binary Interchange File Format), proud binárních záznamů pro buňky, vzorce, formáty a grafy, uložený v kontejneru Compound File Binary stejně jako staré soubory Wordu a PowerPointu. Excel 2007 zavedl jako nový výchozí formát XLSX, ale soubory XLS jsou stále běžné: exporty z účetních systémů, bank a ERP softwaru, úřední statistiky, šablony kopírované léta dokola a archivy.

Formát má pevné limity, které dnes lidi často překvapí. List pojme nejvýš 65 536 řádků a 256 sloupců (až po sloupec IV). Data za touto hranicí se při uložení jako XLS oříznou, což je jeden z důvodů, proč exporty velkých datových sad vypadají neúplně.

Proč jsou soubory XLS často nafouklé

• Žádná vnitřní komprese. Každý záznam se ukládá tak, jak je. Stejná data uložená jako XLSX, což je archiv ZIP, jsou obvykle mnohem menší.
• Soubory generované programy. Mnoho reportovacích nástrojů zapisuje samostatný záznam formátu pro každou jednotlivou buňku nebo vyplní tisíce prázdných, ale naformátovaných řádků.
• Nahromaděná historie. Sešity upravované léta si uchovávají smazané styly, skryté listy, staré názvy a zbytky, které novější verze Excelu při ukládání do XLSX vyčistí.
• Vložené obrázky a objekty OLE, například loga uložená jako nekomprimované bitmapy.

Co nástroj pro XLS nabízí

Přepisování záznamů BIFF v prohlížeči je příliš riskantní: poškozený sešit se může dál otevírat, ale ukazovat špatná čísla, což je u tabulky ten nejhorší možný výsledek. Nástroj proto samotné XLS ponechá beze změny a dá vám dvě možnosti:

1. Zkomprimovaný ZIP s originálem. Binární tabulky jsou plné opakujících se záznamů, takže soubory XLS se v ZIP obvykle zkomprimují velmi dobře. Příjemce soubor rozbalí a dostane identický sešit, což je ideální, když se musí zachovat původní formát, například pro import do systému.
2. Převést na XLSX a pak zkomprimovat. Otevřete soubor v Excelu a zvolte Soubor › Uložit jako › Sešit Excelu (.xlsx), nebo ho otevřete v LibreOffice Calc či Tabulkách Google a stáhněte jako XLSX. Už samotný převod ho obvykle výrazně zmenší a kompresor Excelu pak může zmenšit případné obrázky uvnitř.

Než převedete XLS

• Makra. XLS s makry VBA je nutné uložit jako .xlsm; obyčejný XLSX je obsahovat nemůže a Excel vás před jejich zahozením upozorní.
• Systémy, které očekávají XLS. Některé starší importní rutiny v bankovním nebo účetním softwaru přijímají jen XLS. Použijte možnost se ZIP, nebo se zeptejte, jestli se přijímá XLSX.
• Vzorce a propojení. Propojení na jiné sešity XLS si ponechají staré názvy souborů. Pokud převádíte i propojené soubory, aktualizujte je.
• Zkontrolujte zprávu o kompatibilitě. Kontrola kompatibility v Excelu vypíše funkce, které se chovají jinak; u běžných tabulek žádné nejsou.

Otázky k XLS

Související stránky

Staré formáty Wordu a PowerPointu popisují stránky o DOC a PPT. Stránka kompresoru dokumentů uvádí všechny nástroje pro dokumenty a stránka Jak to funguje vysvětluje model ochrany soukromí.