Komprimer XLS-filer

Det binære XLS-format

XLS er projektmappeformatet fra Excel 97 til Excel 2003. Det interne format hedder BIFF8 (Binary Interchange File Format), en strøm af binære poster til celler, formler, formater og diagrammer, gemt i en Compound File Binary-container ligesom de gamle Word- og PowerPoint-filer. Excel 2007 indførte XLSX som ny standard, men XLS-filer er stadig udbredte: eksporter fra regnskabssystemer, banker og ERP-programmer, offentlig statistik, skabeloner, der er blevet kopieret i årevis, og arkiver.

Formatet har faste grænser, som ofte overrasker folk i dag. Et regneark rummer højst 65.536 rækker og 256 kolonner (op til kolonne IV). Data ud over det skæres af, når du gemmer som XLS, hvilket er en af grundene til, at eksporter med store datasæt ser ufuldstændige ud.

Derfor er XLS-filer ofte oppustede

• Ingen intern komprimering. Hver post gemmes, som den er. De samme data gemt som XLSX, der er et ZIP-arkiv, fylder som regel langt mindre.
• Filer lavet af programmer. Mange rapportværktøjer skriver en separat formatpost for hver eneste celle eller fylder tusindvis af tomme, men formaterede rækker.
• Ophobet historik. Projektmapper, der er redigeret i årevis, beholder slettede typografier, skjulte ark, gamle navne og rester, som nyere Excel-versioner rydder op i, når de gemmer som XLSX.
• Indlejrede billeder og OLE-objekter, fx logoer gemt som ukomprimerede bitmaps.

Det tilbyder værktøjet til XLS

At omskrive BIFF-poster i en browser er for risikabelt: en beskadiget projektmappe kan stadig åbne, men vise forkerte tal, hvilket er det værst tænkelige udfald for et regneark. Værktøjet lader derfor selve XLS-filen være uændret og giver dig to valg:

1. En komprimeret ZIP-fil med originalen. Binære regneark er fulde af gentagne poster, så XLS-filer komprimeres som regel meget godt i en ZIP. Modtageren pakker filen ud og får den identiske projektmappe, hvilket er ideelt, når det originale format skal bevares, fx til en import i et system.
2. Konvertér til XLSX, og komprimer derefter. Åbn filen i Excel, og vælg Filer › Gem som › Excel-projektmappe (.xlsx), eller åbn den i LibreOffice Calc eller Google Sheets, og download som XLSX. Konverteringen alene gør den som regel meget mindre, og Excel-komprimeringen kan derefter gøre eventuelle billeder indeni mindre.

Før du konverterer en XLS

• Makroer. En XLS med VBA-makroer skal gemmes som .xlsm; en almindelig XLSX kan ikke indeholde dem, og Excel advarer dig, før de kasseres.
• Systemer, der forventer XLS. Nogle ældre importrutiner i bank- eller regnskabsprogrammer tager kun imod XLS. Brug ZIP-muligheden, eller spørg, om XLSX accepteres.
• Formler og kæder. Kæder til andre XLS-projektmapper beholder deres gamle filnavne. Opdatér dem, hvis du også konverterer de kædede filer.
• Tjek kompatibilitetsrapporten. Excels kompatibilitetskontrol viser funktioner, der opfører sig anderledes; for almindelige tabeller er der ingen.

Spørgsmål om XLS

Relaterede sider

For de gamle Word- og PowerPoint-formater, se DOC og PPT. Siden om dokumentkomprimering viser alle dokumentværktøjer, og Sådan virker det forklarer, hvordan dit privatliv beskyttes.