Chuyển đến nội dung

Nén tệp XLS

Các lựa chọn cho sổ làm việc Excel 97–2003 cũ: tệp ZIP nén hoặc chuyển sang XLSX.

Thả tệp vào đây

hoặc

Chọn tệp

XLS · PDF · DOC · DOCX · XLSX · PPT · PPTX

Tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn

Đang tải công cụ nén…

Cách nén tệp XLS

  1. Thêm tệp của bạn

    Thả tệp vào khung, dán hoặc chọn tệp từ thiết bị. Không có gì bị tải lên.

  2. Kiểm tra thiết lập

    Mức mặc định phù hợp với hầu hết các tệp. Hãy đổi chất lượng, kích thước hoặc định dạng nếu bạn cần tệp nhỏ hơn.

  3. Tải kết quả về

    Lưu từng tệp hoặc tất cả trong một tệp ZIP. Nếu tệp không thể nhỏ hơn, bạn giữ nguyên bản gốc.

Định dạng XLS nhị phân

XLS là định dạng sổ làm việc của Excel 97 đến Excel 2003. Định dạng bên trong của nó gọi là BIFF8 (Binary Interchange File Format), một chuỗi bản ghi nhị phân cho ô, công thức, định dạng và biểu đồ, lưu trong vùng chứa Compound File Binary giống các tệp Word và PowerPoint cũ. Excel 2007 đưa XLSX thành mặc định mới, nhưng tệp XLS vẫn phổ biến: tệp xuất từ hệ thống kế toán, ngân hàng và phần mềm ERP, số liệu thống kê của cơ quan nhà nước, các mẫu được sao chép nhiều năm và kho lưu trữ.

Định dạng này có những giới hạn cố định khiến nhiều người ngày nay bất ngờ. Một trang tính chứa tối đa 65.536 hàng và 256 cột (đến cột IV). Dữ liệu vượt quá sẽ bị cắt khi lưu thành XLS, đó là một lý do khiến tệp xuất có bộ dữ liệu lớn trông như bị thiếu.

Vì sao tệp XLS thường phình to

  • Không nén bên trong. Mỗi bản ghi được lưu nguyên trạng. Cùng dữ liệu đó lưu thành XLSX, vốn là tệp nén ZIP, thường nhỏ hơn nhiều.
  • Tệp do chương trình tạo ra. Nhiều công cụ báo cáo ghi một bản ghi định dạng riêng cho từng ô, hoặc lấp đầy hàng nghìn hàng trống nhưng có định dạng.
  • Lịch sử tích tụ. Sổ làm việc chỉnh sửa nhiều năm giữ lại các kiểu đã xóa, trang tính ẩn, tên cũ và phần còn sót mà các phiên bản Excel mới dọn dẹp khi lưu sang XLSX.
  • Ảnh nhúng và đối tượng OLE, chẳng hạn logo lưu dưới dạng bitmap không nén.

Công cụ có gì cho tệp XLS

Ghi lại các bản ghi BIFF trong trình duyệt quá rủi ro: một sổ làm việc bị hỏng có thể vẫn mở được nhưng hiển thị sai số liệu, kết cục tệ nhất có thể xảy ra với một bảng tính. Vì vậy công cụ giữ nguyên tệp XLS và cho bạn hai lựa chọn:

  1. Một tệp ZIP nén của bản gốc. Bảng tính nhị phân đầy những bản ghi lặp lại, nên tệp XLS thường nén rất tốt trong ZIP. Người nhận giải nén và nhận được đúng sổ làm việc ban đầu, lý tưởng khi phải giữ nguyên định dạng gốc, chẳng hạn để nhập vào một hệ thống.
  2. Chuyển sang XLSX rồi nén. Mở tệp trong Excel và chọn Tệp › Lưu Dưới dạng › Sổ làm việc Excel (.xlsx), hoặc mở trong LibreOffice Calc hay Google Trang tính rồi tải về dưới dạng XLSX. Riêng việc chuyển đổi thường đã làm tệp nhỏ đi nhiều, và sau đó công cụ nén Excel có thể thu nhỏ các hình ảnh bên trong.

Trước khi chuyển đổi tệp XLS

  • Macro. Tệp XLS có macro VBA phải được lưu thành .xlsm; tệp XLSX thông thường không chứa được macro, và Excel sẽ cảnh báo trước khi bỏ chúng.
  • Hệ thống yêu cầu XLS. Một số quy trình nhập dữ liệu cũ trong phần mềm ngân hàng hoặc kế toán chỉ nhận XLS. Hãy dùng lựa chọn ZIP hoặc hỏi xem XLSX có được chấp nhận không.
  • Công thức và liên kết. Liên kết đến các sổ làm việc XLS khác giữ tên tệp cũ. Hãy cập nhật chúng nếu bạn cũng chuyển đổi các tệp được liên kết.
  • Xem báo cáo tương thích. Bộ kiểm tra Tương thích của Excel liệt kê các tính năng hoạt động khác đi; với bảng thông thường thì không có gì.

Câu hỏi về XLS

Vì sao công cụ không nén trực tiếp tệp XLS của tôi?

Định dạng nhị phân này không thể dựng lại an toàn trong trình duyệt, và với bảng tính, chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể làm thay đổi giá trị. Nén ZIP hoặc chuyển đổi giữ dữ liệu của bạn đúng như cũ.

Chuyển XLS sang XLSX có làm thay đổi số liệu không?

Không. Giá trị và công thức được chuyển sang đầy đủ. Trong vài trường hợp hiếm, định dạng số và biểu đồ có thể trông hơi khác, nên hãy xem lại các sổ làm việc phức tạp sau khi chuyển.

Tệp XLS xuất ra của tôi bị cắt ở hàng 65.536. Vì sao?

Đó là giới hạn số hàng của định dạng XLS. Hãy yêu cầu hệ thống xuất ra XLSX hoặc CSV, vốn chứa được hơn một triệu hàng.

Người nhận có mở được tệp XLS đã nén ZIP trên điện thoại không?

Có. Ứng dụng quản lý tệp trên iPhone và Android giải nén được tệp ZIP, còn ứng dụng Excel và Google Trang tính mở được tệp XLS.

Trang liên quan

Với định dạng Word và PowerPoint cũ, hãy xem DOC và PPT. Trang công cụ nén tài liệu liệt kê mọi công cụ tài liệu, và trang cách hoạt động giải thích mô hình bảo vệ quyền riêng tư.