Compresser des fichiers XLS

Le format binaire XLS

Le XLS est le format de classeur d’Excel 97 à Excel 2003. Son format interne s’appelle BIFF8 (Binary Interchange File Format), une suite d’enregistrements binaires pour les cellules, formules, formats et graphiques, stockée dans un conteneur Compound File Binary comme les anciens fichiers Word et PowerPoint. Excel 2007 a fait du XLSX le nouveau format par défaut, mais les fichiers XLS restent courants : exports de logiciels comptables, de banques et d’ERP, statistiques publiques, modèles recopiés depuis des années et archives.

Le format a des limites fixes qui surprennent souvent aujourd’hui. Une feuille contient au maximum 65 536 lignes et 256 colonnes (jusqu’à la colonne IV). Les données au-delà sont coupées lors de l’enregistrement en XLS, ce qui explique en partie pourquoi les exports de gros jeux de données semblent incomplets.

Pourquoi les fichiers XLS sont souvent gonflés

• Aucune compression interne. Chaque enregistrement est stocké tel quel. Les mêmes données enregistrées en XLSX, qui est une archive ZIP, sont généralement bien plus légères.
• Des fichiers générés par des logiciels. Beaucoup d’outils de reporting écrivent un enregistrement de format distinct pour chaque cellule, ou remplissent des milliers de lignes vides mais mises en forme.
• Un historique accumulé. Les classeurs modifiés pendant des années conservent des styles supprimés, des feuilles masquées, d’anciens noms et des restes que les versions récentes d’Excel nettoient lors de l’enregistrement en XLSX.
• Des images et objets OLE incorporés, comme des logos stockés en bitmaps non compressés.

Ce que l’outil propose pour le XLS

Réécrire des enregistrements BIFF dans un navigateur est trop risqué : un classeur endommagé peut encore s’ouvrir, mais afficher des chiffres faux, ce qui est le pire résultat possible pour un tableur. L’outil laisse donc le XLS lui-même inchangé et vous offre deux possibilités :

1. Un ZIP compressé de l’original. Les tableurs binaires sont remplis d’enregistrements répétitifs : les fichiers XLS se compressent donc généralement très bien dans un ZIP. Le destinataire extrait le fichier et récupère le classeur à l’identique, ce qui est idéal quand le format d’origine doit être conservé, par exemple pour une importation dans un système.
2. Convertir en XLSX, puis compresser. Ouvrez le fichier dans Excel et choisissez Fichier › Enregistrer sous › Classeur Excel (.xlsx), ou ouvrez-le dans LibreOffice Calc ou Google Sheets et téléchargez-le en XLSX. La conversion seule le rend généralement bien plus léger, et le compresseur Excel peut ensuite alléger les images qu’il contient.

Avant de convertir un XLS

• Macros. Un XLS avec des macros VBA doit être enregistré en .xlsm ; un simple XLSX ne peut pas les contenir, et Excel vous avertit avant de les supprimer.
• Systèmes qui attendent du XLS. Certaines anciennes procédures d’importation de logiciels bancaires ou comptables n’acceptent que le XLS. Utilisez l’option ZIP ou demandez si le XLSX est accepté.
• Formules et liaisons. Les liaisons vers d’autres classeurs XLS conservent leurs anciens noms de fichier. Mettez-les à jour si vous convertissez aussi les fichiers liés.
• Consultez le rapport de compatibilité. Le Vérificateur de compatibilité d’Excel liste les fonctionnalités qui se comportent différemment ; pour des tableaux ordinaires, il n’y en a aucune.

Questions sur le XLS

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Pour les anciens formats Word et PowerPoint, voyez DOC et PPT. La page du compresseur de documents liste tous les outils de documents, et comment ça marche explique le modèle de confidentialité.