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Compresser des classeurs Excel

Allégez les XLSX contenant des images, et découvrez les étapes Excel qui font maigrir les classeurs chargés en données.

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Chargement du compresseur…

Comment compresser des fichiers Excel (XLSX)

  1. Ajoutez vos fichiers

    Déposez les fichiers dans le cadre, collez-les ou choisissez-les sur votre appareil. Rien n’est envoyé.

  2. Vérifiez les réglages

    Le préréglage par défaut convient à la plupart des fichiers. Modifiez la qualité, la taille ou le format s’il vous faut un fichier plus léger.

  3. Téléchargez le résultat

    Enregistrez chaque fichier, ou tous ensemble dans un ZIP. Si un fichier ne peut pas être allégé, vous gardez l’original.

Comment est construit un classeur XLSX

Excel enregistre les classeurs en XLSX depuis Excel 2007. Comme le DOCX, le fichier est une archive ZIP de parties XML : un fichier par feuille dans xl/worksheets, une table de chaînes partagées qui stocke une seule fois chaque valeur texte distincte, des définitions de styles, des noms définis, des graphiques et un dossier xl/media pour les images. Une feuille moderne peut contenir 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes, et cette capacité explique en partie pourquoi les classeurs peuvent devenir énormes sans que personne ne s’en aperçoive.

Le contenu d’un gros classeur varie davantage que pour n’importe quel autre format bureautique. Certains sont lourds à cause des données, d’autres à cause de la mise en forme, et d’autres encore à cause d’un logo collé qui s’est révélé être une photo de 15 mégapixels.

Les causes habituelles d’un XLSX trop lourd

  • Des images et captures d’écran dans xl/media : logos, photos de produits dans une liste de prix, captures d’écran dans un rapport de test.
  • Les caches de tableaux croisés dynamiques. Chaque tableau croisé dynamique peut stocker une copie complète de ses données sources dans le fichier pour pouvoir s’actualiser sans l’original.
  • Une « plage utilisée » bien plus grande que les données. Une mise en forme appliquée à des colonnes entières ou une valeur égarée à la ligne 900 000 font stocker et traiter à Excel bien plus de cellules que vous n’en voyez. Appuyez sur Ctrl+Fin pour voir où Excel pense que la feuille se termine.
  • Des milliers de styles importés d’autres classeurs, des règles de mise en forme conditionnelle dupliquées par copier-coller et des plages nommées inutilisées.
  • Des exports de données brutes de plusieurs centaines de milliers de lignes, qu’aucun compresseur ne peut alléger sans supprimer de données.

Ce que modifie le compresseur Excel

L’outil recompresse les images de xl/media (en les réduisant à la résolution choisie pour leur taille sur la feuille et en réencodant les JPEG à la qualité que vous réglez), supprime la miniature par défaut et réempaquette le classeur avec la compression ZIP maximale. Les valeurs des cellules, les formules, la mise en forme, les graphiques, les tableaux croisés dynamiques et les macros des fichiers .xlsm restent strictement tels quels. Les feuilles de calcul OpenDocument (.ods) de LibreOffice Calc sont traitées de la même façon.

Le résultat dépend donc du contenu de votre classeur. Une liste de prix avec photos de produits peut se réduire à une fraction de sa taille ; un classeur lourd à cause de ses données ou de caches de tableaux croisés changera peu, et l’outil vous indique quand le fichier est déjà aussi léger qu’il peut le rendre.

Les étapes dans Excel qui allègent les classeurs chargés en données

  1. Réinitialisez la plage utilisée. Supprimez les lignes et colonnes vides situées sous et à droite de vos données (sélectionnez-les, clic droit, Supprimer), puis enregistrez.
  2. Supprimez les caches de tableaux croisés inutiles. Dans Options du tableau croisé dynamique › Données, décochez « Enregistrer les données sources avec le fichier ». Le tableau croisé s’actualise à partir de la source à l’ouverture du fichier.
  3. Nettoyez la mise en forme. Supprimez les règles de mise en forme conditionnelle sur les plages inutilisées et évitez de mettre en forme des colonnes entières.
  4. Enregistrez en Classeur Excel binaire (.xlsb). Pour de très gros volumes de données, le XLSB est souvent nettement plus léger et s’ouvre plus vite dans Excel, tout en conservant toutes les fonctionnalités. Les autres logiciels le prennent moins bien en charge : gardez donc le XLSX pour le partage.

Si le destinataire a seulement besoin de lire les chiffres, un export PDF des feuilles concernées ou un CSV des données est bien plus léger que n’importe quel classeur.

Questions sur Excel

Mes formules fonctionneront-elles toujours ?

Oui. L’outil ne touche ni au contenu des cellules, ni aux formules, ni aux références. Seuls les images et l’empaquetage ZIP changent.

Pourquoi mon fichier Excel est-il lourd alors qu’il ne contient presque pas de données ?

Cherchez des images, une mise en forme appliquée à des colonnes entières, de nombreux styles et une plage utilisée qui dépasse largement vos données. Ctrl+Fin affiche la dernière cellule stockée par Excel.

Le XLSB est-il plus léger que le XLSX ?

Pour les classeurs chargés en données, généralement oui, car il stocke les cellules en binaire au lieu du XML. C’est un format moderne de même capacité, et non l’ancien XLS.

Puis-je compresser un classeur protégé par mot de passe ?

Un classeur chiffré par un mot de passe d’ouverture n’est plus une archive ZIP : il ne peut donc pas être compressé. La protection de feuille sans mot de passe d’ouverture ne pose aucun problème.

Et les anciens fichiers .xls ?

Ils utilisent le format binaire d’Excel 97–2003. Consultez la page XLS pour savoir ce qu’il est possible d’en faire.

Autres outils de documents

Utilisez le compresseur PowerPoint pour les présentations et le compresseur de documents pour n’importe quel fichier bureautique. Lisez comment ça marche pour comprendre pourquoi les classeurs contenant des chiffres confidentiels peuvent être compressés ici en toute sécurité.