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Comprima pastas de trabalho do Excel

Reduza arquivos XLSX com imagens e conheça os passos no Excel que enxugam pastas de trabalho cheias de dados.

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XLSX · PDF · DOC · DOCX · XLS · PPT · PPTX

Os arquivos nunca saem do seu dispositivo

Carregando o compressor…

Como comprimir arquivos Excel (XLSX)

  1. Adicione os arquivos

    Solte os arquivos na caixa, cole-os ou escolha-os no seu dispositivo. Nada é enviado.

  2. Confira as configurações

    A predefinição padrão serve para a maioria dos arquivos. Mude a qualidade, o tamanho ou o formato se precisar de um arquivo menor.

  3. Baixe o resultado

    Salve cada arquivo ou todos de uma vez em um ZIP. Se um arquivo não puder ficar menor, você fica com o original.

Como é montada uma pasta de trabalho XLSX

O Excel salva as pastas de trabalho como XLSX desde o Excel 2007. Assim como o DOCX, o arquivo é um ZIP de partes XML: um arquivo por planilha em xl/worksheets, uma tabela de strings compartilhadas que guarda cada valor de texto distinto uma única vez, definições de estilo, nomes definidos, gráficos e uma pasta xl/media para as imagens. Uma planilha moderna comporta 1.048.576 linhas e 16.384 colunas, e essa capacidade é parte do motivo pelo qual as pastas de trabalho podem ficar enormes sem que ninguém perceba.

O conteúdo de uma pasta de trabalho grande varia mais do que em qualquer outro formato de escritório. Algumas são grandes por causa dos dados, outras por causa da formatação, e algumas por causa de um logotipo colado que acabou sendo uma foto de 15 megapixels.

As causas habituais de um XLSX pesado

  • Imagens e capturas de tela em xl/media: logotipos, fotos de produtos em uma tabela de preços, capturas de tela em um relatório de testes.
  • Caches de tabela dinâmica. Cada tabela dinâmica pode guardar uma cópia completa dos dados de origem dentro do arquivo, para poder ser atualizada sem o original.
  • Um "intervalo usado" muito maior que os dados. Uma formatação aplicada a colunas inteiras ou um valor perdido na linha 900.000 fazem o Excel guardar e processar muito mais células do que você vê. Pressione Ctrl+End para ver onde o Excel acha que a planilha termina.
  • Milhares de estilos trazidos de outras pastas de trabalho, regras de formatação condicional duplicadas por copiar e colar e intervalos nomeados não usados.
  • Exportações de dados brutos com centenas de milhares de linhas, que nenhum compressor consegue deixar pequenas sem apagar dados.

O que o compressor de Excel altera

A ferramenta recomprime as imagens em xl/media (reduzindo-as para a resolução escolhida, de acordo com o tamanho que ocupam na planilha, e recodificando os JPEGs na qualidade definida), remove a miniatura por padrão e empacota a pasta de trabalho de novo com compressão ZIP máxima. Valores das células, fórmulas, formatação, gráficos, tabelas dinâmicas e macros em arquivos .xlsm ficam exatamente como estão. Planilhas OpenDocument (.ods) do LibreOffice Calc são tratadas da mesma forma.

Isso significa que o resultado depende do que a sua pasta de trabalho contém. Uma tabela de preços com fotos de produtos pode encolher para uma fração do tamanho; uma pasta de trabalho grande por causa dos dados ou dos caches de tabela dinâmica vai mudar pouco, e a ferramenta avisa quando o arquivo já está tão pequeno quanto ela consegue deixá-lo.

Passos no Excel que reduzem pastas de trabalho cheias de dados

  1. Redefina o intervalo usado. Exclua as linhas e colunas vazias abaixo e à direita dos seus dados (selecione-as, clique com o botão direito, Excluir) e salve.
  2. Elimine os caches de tabela dinâmica de que você não precisa. Em Opções da Tabela Dinâmica › Dados, desmarque "Salvar dados de origem com o arquivo". A tabela dinâmica é atualizada a partir da origem quando o arquivo é aberto.
  3. Limpe a formatação. Remova regras de formatação condicional em intervalos não usados e evite formatar colunas inteiras.
  4. Salve como Pasta de Trabalho Binária do Excel (.xlsb). Para volumes muito grandes de dados, o XLSB muitas vezes é bem menor e abre mais rápido no Excel, mantendo todos os recursos. Outros programas o suportam pior, então mantenha o XLSX para compartilhar.

Se quem recebe só precisa ler os números, uma exportação em PDF das planilhas relevantes ou um CSV dos dados é muito menor que qualquer pasta de trabalho.

Perguntas sobre Excel

Minhas fórmulas vão continuar funcionando?

Sim. A ferramenta não mexe no conteúdo das células, nas fórmulas nem nas referências. Só mudam as imagens e o empacotamento ZIP.

Por que meu arquivo do Excel é grande se quase não tem dados?

Procure imagens, formatação aplicada a colunas inteiras, muitos estilos e um intervalo usado muito além dos seus dados. Ctrl+End mostra a última célula que o Excel guarda.

O XLSB é menor que o XLSX?

Em pastas de trabalho cheias de dados, normalmente é, porque guarda as células em binário em vez de XML. É um formato moderno com a mesma capacidade, não o antigo XLS.

Posso comprimir uma pasta de trabalho protegida por senha?

Uma pasta de trabalho criptografada com senha de abertura deixa de ser um arquivo ZIP, então não pode ser comprimida. A proteção de planilha sem senha de abertura não é problema.

E os arquivos .xls antigos?

Eles usam o formato binário do Excel 97–2003. Veja na página sobre XLS o que é possível fazer com eles.

Mais ferramentas de documentos

Use o compressor de PowerPoint para apresentações e o compressor de documentos para qualquer arquivo de escritório. Leia como funciona para entender por que pastas de trabalho com números confidenciais podem ser comprimidas aqui com segurança.