Сжатие книг Excel
Уменьшайте файлы XLSX с картинками и узнайте, какие действия в Excel облегчают книги с большими данными.
Перетащите файлы сюда
или
Выбрать файлыXLSX · PDF · DOC · DOCX · XLS · PPT · PPTX
Файлы не покидают ваше устройство
Загрузка компрессора…
Как сжать файлы Excel (XLSX)
Добавьте файлы
Перетащите файлы в область, вставьте их или выберите на устройстве. Ничего не загружается на сервер.
Проверьте настройки
Настройки по умолчанию подходят для большинства файлов. Если нужен файл меньше, измените качество, размер или формат.
Скачайте результат
Сохраните каждый файл отдельно или все одним ZIP-архивом. Если файл нельзя уменьшить, у вас останется оригинал.
Как устроена книга XLSX
Excel сохраняет книги в XLSX начиная с Excel 2007. Как и DOCX, это ZIP-архив из частей XML: по файлу на каждый лист в xl/worksheets, таблица общих строк, где каждое уникальное текстовое значение хранится один раз, определения стилей, имена, диаграммы и папка xl/media для картинок. Современный лист вмещает 1 048 576 строк и 16 384 столбца, и отчасти поэтому книги могут незаметно разрастаться до огромных размеров.
Содержимое большой книги различается сильнее, чем у любого другого офисного формата. Одни велики из-за данных, другие — из-за форматирования, третьи — из-за вставленного логотипа, который оказался фотографией на 15 мегапикселей.
Обычные причины тяжёлого XLSX
- Картинки и скриншоты в
xl/media: логотипы, фото товаров в прайс-листе, скриншоты в отчёте о тестировании. - Кэши сводных таблиц. Каждая сводная таблица может хранить внутри файла полную копию исходных данных, чтобы обновляться без оригинала.
- «Используемый диапазон» намного больше данных. Форматирование целых столбцов или случайное значение в строке 900 000 заставляют Excel хранить и обрабатывать гораздо больше ячеек, чем вы видите. Нажмите Ctrl+End, чтобы увидеть, где, по мнению Excel, заканчивается лист.
- Тысячи стилей, скопированных из других книг, правила условного форматирования, размноженные копированием, и неиспользуемые именованные диапазоны.
- Выгрузки «сырых» данных на сотни тысяч строк, которые не уменьшит ни один компрессор, не удаляя данных.
Что меняет компрессор Excel
Инструмент пересжимает картинки в xl/media (уменьшает их до выбранного разрешения с учётом размера на листе и перекодирует JPEG с заданным качеством), по умолчанию удаляет миниатюру и заново упаковывает книгу с максимальным сжатием ZIP. Значения ячеек, формулы, форматирование, диаграммы, сводные таблицы и макросы в файлах .xlsm остаются в точности как были. Таблицы OpenDocument (.ods) из LibreOffice Calc обрабатываются так же.
Поэтому результат зависит от того, что содержит ваша книга. Прайс-лист с фото товаров может уменьшиться в разы; книга, которая велика из-за данных или кэшей сводных таблиц, изменится мало, и инструмент сообщит, если файл уже настолько мал, насколько он может его сделать.
Действия в Excel, которые уменьшают книги с большими данными
- Сбросьте используемый диапазон. Удалите пустые строки и столбцы ниже и правее данных (выделите их, щёлкните правой кнопкой мыши, «Удалить»), затем сохраните файл.
- Уберите ненужные кэши сводных таблиц. В «Параметрах сводной таблицы» на вкладке «Данные» снимите флажок «Сохранять исходные данные вместе с файлом». Сводная таблица обновится из источника при открытии файла.
- Наведите порядок в форматировании. Удалите правила условного форматирования для неиспользуемых диапазонов и не форматируйте столбцы целиком.
- Сохраните как «Двоичная книга Excel» (.xlsb). Для очень больших данных XLSB часто заметно меньше и быстрее открывается в Excel, сохраняя все возможности. Другие программы поддерживают его хуже, поэтому для отправки оставьте XLSX.
Если получателю нужно только посмотреть цифры, экспорт нужных листов в PDF или данных в CSV будет намного меньше любой книги.
Вопросы об Excel
Будут ли работать мои формулы?
Да. Инструмент не трогает содержимое ячеек, формулы и ссылки. Меняются только картинки и упаковка ZIP.
Почему файл Excel большой, хотя данных в нём почти нет?
Ищите картинки, форматирование целых столбцов, множество стилей и используемый диапазон, выходящий далеко за пределы данных. Ctrl+End показывает последнюю ячейку, которую хранит Excel.
XLSB меньше, чем XLSX?
Для книг с большими данными — обычно да, потому что ячейки хранятся в двоичном виде, а не в XML. Это современный формат с теми же возможностями, а не старый XLS.
Можно ли сжать книгу, защищённую паролем?
Книга, зашифрованная паролем на открытие, уже не является ZIP-архивом, поэтому сжать её нельзя. Защита листа без пароля на открытие не мешает.
А как быть со старыми файлами .xls?
Они используют двоичный формат Excel 97–2003. Что с ними можно сделать, рассказано на странице о XLS.
Другие инструменты для документов
Для презентаций используйте компрессор PowerPoint, а для любых офисных файлов — компрессор документов. На странице «Как это работает» объясняется, почему книги с конфиденциальными цифрами можно безопасно сжимать здесь.