Chuyển đến nội dung

Nén sổ làm việc Excel

Thu nhỏ tệp XLSX có hình ảnh, và tìm hiểu các bước trong Excel giúp giảm dung lượng sổ làm việc nhiều dữ liệu.

Thả tệp vào đây

hoặc

Chọn tệp

XLSX · PDF · DOC · DOCX · XLS · PPT · PPTX

Tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn

Đang tải công cụ nén…

Cách nén tệp Excel (XLSX)

  1. Thêm tệp của bạn

    Thả tệp vào khung, dán hoặc chọn tệp từ thiết bị. Không có gì bị tải lên.

  2. Kiểm tra thiết lập

    Mức mặc định phù hợp với hầu hết các tệp. Hãy đổi chất lượng, kích thước hoặc định dạng nếu bạn cần tệp nhỏ hơn.

  3. Tải kết quả về

    Lưu từng tệp hoặc tất cả trong một tệp ZIP. Nếu tệp không thể nhỏ hơn, bạn giữ nguyên bản gốc.

Sổ làm việc XLSX được cấu tạo thế nào

Excel lưu sổ làm việc dưới dạng XLSX từ Excel 2007. Giống DOCX, tệp này là một tệp nén ZIP gồm các phần XML: mỗi trang tính một tệp trong xl/worksheets, một bảng chuỗi dùng chung lưu mỗi giá trị văn bản khác nhau một lần, định nghĩa kiểu, tên đã xác định, biểu đồ và thư mục xl/media cho hình ảnh. Một trang tính hiện đại chứa được 1.048.576 hàng và 16.384 cột, và sức chứa đó là một phần lý do sổ làm việc có thể phình rất to mà không ai để ý.

Nội dung của một sổ làm việc lớn khác nhau nhiều hơn bất kỳ định dạng văn phòng nào khác. Có tệp lớn vì dữ liệu, có tệp vì định dạng, và có tệp vì một logo dán vào hóa ra là bức ảnh 15 megapixel.

Những nguyên nhân thường gặp khiến XLSX nặng

  • Hình ảnh và ảnh chụp màn hình trong xl/media: logo, ảnh sản phẩm trong bảng giá, ảnh chụp màn hình trong báo cáo kiểm thử.
  • Bộ đệm PivotTable. Mỗi PivotTable có thể lưu một bản sao đầy đủ dữ liệu nguồn bên trong tệp để làm mới mà không cần bản gốc.
  • "Phạm vi đã dùng" lớn hơn nhiều so với dữ liệu. Định dạng áp cho cả cột hoặc một giá trị lạc ở hàng 900.000 khiến Excel lưu và xử lý nhiều ô hơn hẳn những gì bạn thấy. Nhấn Ctrl+End để xem Excel cho rằng trang tính kết thúc ở đâu.
  • Hàng nghìn kiểu sao chép từ sổ làm việc khác, quy tắc định dạng có điều kiện bị nhân bản do sao chép và dán, và phạm vi được đặt tên không dùng đến.
  • Dữ liệu xuất thô với hàng trăm nghìn hàng, thứ mà không công cụ nén nào làm nhỏ được nếu không xóa dữ liệu.

Công cụ nén Excel thay đổi những gì

Công cụ nén lại hình ảnh trong xl/media (thu nhỏ về độ phân giải đã chọn theo kích thước của chúng trên trang tính và mã hóa lại ảnh JPEG ở chất lượng bạn đặt), xóa ảnh xem trước theo mặc định, và đóng gói lại sổ làm việc với mức nén ZIP tối đa. Giá trị ô, công thức, định dạng, biểu đồ, PivotTable và macro trong tệp .xlsm được giữ nguyên tuyệt đối. Bảng tính OpenDocument (.ods) từ LibreOffice Calc được xử lý theo cùng cách.

Nghĩa là kết quả phụ thuộc vào nội dung sổ làm việc của bạn. Một bảng giá có ảnh sản phẩm có thể chỉ còn một phần nhỏ dung lượng; một sổ làm việc lớn vì dữ liệu hoặc bộ đệm PivotTable sẽ thay đổi rất ít, và công cụ sẽ báo cho bạn khi tệp đã nhỏ hết mức nó có thể làm.

Các bước trong Excel giúp thu nhỏ sổ làm việc nhiều dữ liệu

  1. Đặt lại phạm vi đã dùng. Xóa các hàng và cột trống bên dưới và bên phải dữ liệu (chọn chúng, nhấp chuột phải, Xóa), rồi lưu.
  2. Bỏ bộ đệm PivotTable bạn không cần. Trong Tùy chọn PivotTable › Dữ liệu, bỏ chọn "Lưu dữ liệu nguồn cùng tệp". PivotTable sẽ làm mới từ nguồn khi mở tệp.
  3. Dọn dẹp định dạng. Xóa quy tắc định dạng có điều kiện ở các phạm vi không dùng và tránh định dạng cả cột.
  4. Lưu thành Sổ làm việc Nhị phân Excel (.xlsb). Với dữ liệu rất lớn, XLSB thường nhỏ hơn rõ rệt và mở nhanh hơn trong Excel, mà vẫn giữ mọi tính năng. Các chương trình khác hỗ trợ nó kém hơn, nên hãy giữ XLSX khi chia sẻ.

Nếu người nhận chỉ cần đọc số liệu, bản xuất PDF của các trang tính liên quan hoặc tệp CSV dữ liệu nhỏ hơn nhiều so với bất kỳ sổ làm việc nào.

Câu hỏi về Excel

Công thức của tôi có còn hoạt động không?

Có. Công cụ không động đến nội dung ô, công thức hay tham chiếu. Chỉ hình ảnh và cách đóng gói ZIP thay đổi.

Vì sao tệp Excel của tôi lớn trong khi hầu như không có dữ liệu?

Hãy tìm hình ảnh, định dạng áp cho cả cột, nhiều kiểu, và phạm vi đã dùng vượt xa dữ liệu của bạn. Ctrl+End cho thấy ô cuối cùng mà Excel lưu.

XLSB có nhỏ hơn XLSX không?

Với sổ làm việc nhiều dữ liệu thì thường là có, vì nó lưu ô ở dạng nhị phân thay vì XML. Đây là định dạng hiện đại với cùng sức chứa, không phải XLS cũ.

Tôi có nén được sổ làm việc có mật khẩu không?

Sổ làm việc được mã hóa bằng mật khẩu mở không còn là tệp nén ZIP nữa, nên không thể nén. Bảo vệ trang tính mà không có mật khẩu mở thì không sao.

Còn tệp .xls cũ thì sao?

Chúng dùng định dạng nhị phân của Excel 97–2003. Xem trang XLS để biết có thể làm gì với chúng.

Thêm công cụ tài liệu

Dùng công cụ nén PowerPoint cho bản trình chiếu và công cụ nén tài liệu cho mọi tệp văn phòng. Đọc cách hoạt động để biết vì sao sổ làm việc chứa số liệu mật có thể được nén an toàn tại đây.