Naar de inhoud

XLS-bestanden comprimeren

Opties voor oude Excel 97–2003-werkmappen: een gecomprimeerde ZIP of omzetting naar XLSX.

Sleep bestanden hierheen

of

Bestanden kiezen

XLS · PDF · DOC · DOCX · XLSX · PPT · PPTX

Bestanden verlaten nooit je apparaat

Compressor wordt geladen…

XLS comprimeren in drie stappen

  1. Voeg je bestanden toe

    Sleep bestanden naar het vak, plak ze of kies ze op je apparaat. Er wordt niets geüpload.

  2. Controleer de instellingen

    De standaardvoorinstelling past bij de meeste bestanden. Pas kwaliteit, afmetingen of formaat aan als je een kleiner bestand nodig hebt.

  3. Download het resultaat

    Sla elk bestand apart op of alles samen als één ZIP. Kan een bestand niet kleiner, dan houd je het origineel.

Het binaire XLS-formaat

XLS is het werkmapformaat van Excel 97 tot Excel 2003. Het interne formaat heet BIFF8 (Binary Interchange File Format), een stroom binaire records voor cellen, formules, opmaak en grafieken, opgeslagen in een Compound File Binary-container, net als de oude Word- en PowerPoint-bestanden. Excel 2007 maakte XLSX de nieuwe standaard, maar XLS-bestanden komen nog veel voor: exports uit boekhoudsystemen, van banken en uit ERP-software, overheidsstatistieken, sjablonen die al jaren worden gekopieerd, en archieven.

Het formaat heeft vaste grenzen die mensen tegenwoordig vaak verrassen. Een werkblad bevat maximaal 65.536 rijen en 256 kolommen (tot kolom IV). Gegevens daarbuiten worden afgekapt als je opslaat als XLS, en dat is een van de redenen waarom exports met grote datasets onvolledig lijken.

Waarom XLS-bestanden vaak opgeblazen zijn

  • Geen interne compressie. Elk record wordt opgeslagen zoals het is. Dezelfde gegevens als XLSX, dat een ZIP-archief is, zijn meestal veel kleiner.
  • Door programma's gegenereerde bestanden. Veel rapportagetools schrijven voor elke afzonderlijke cel een apart opmaakrecord, of vullen duizenden lege maar opgemaakte rijen.
  • Opgebouwde geschiedenis. Werkmappen die jarenlang zijn bewerkt, houden verwijderde stijlen, verborgen bladen, oude namen en restanten vast die nieuwere Excel-versies opruimen bij het opslaan als XLSX.
  • Ingesloten afbeeldingen en OLE-objecten, zoals logo's die als ongecomprimeerde bitmaps zijn opgeslagen.

Wat de tool voor XLS biedt

BIFF-records herschrijven in een browser is te riskant: een beschadigde werkmap gaat misschien nog open maar toont verkeerde getallen, en dat is het ergste wat een spreadsheet kan overkomen. De tool laat de XLS zelf daarom ongewijzigd en geeft je twee keuzes:

  1. Een gecomprimeerde ZIP van het origineel. Binaire spreadsheets zitten vol herhalende records, dus XLS-bestanden comprimeren meestal heel goed in een ZIP. De ontvanger pakt het bestand uit en krijgt de identieke werkmap, ideaal als het oorspronkelijke formaat behouden moet blijven, bijvoorbeeld voor een import in een systeem.
  2. Omzetten naar XLSX en daarna comprimeren. Open het bestand in Excel en kies Bestand › Opslaan als › Excel-werkmap (.xlsx), of open het in LibreOffice Calc of Google Spreadsheets en download het als XLSX. Alleen de omzetting maakt het meestal al veel kleiner, en de Excel-compressor kan daarna de afbeeldingen erin verkleinen.

Voordat je een XLS omzet

  • Macro's. Een XLS met VBA-macro's moet worden opgeslagen als .xlsm; een gewone XLSX kan ze niet bevatten, en Excel waarschuwt je voordat ze worden weggegooid.
  • Systemen die XLS verwachten. Sommige oudere importroutines in bank- of boekhoudsoftware accepteren alleen XLS. Gebruik de ZIP-optie of vraag na of XLSX wordt geaccepteerd.
  • Formules en koppelingen. Koppelingen naar andere XLS-werkmappen houden hun oude bestandsnamen. Werk ze bij als je de gekoppelde bestanden ook omzet.
  • Bekijk het compatibiliteitsrapport. De Compatibiliteitscontrole van Excel somt functies op die zich anders gedragen; bij gewone tabellen zijn dat er geen.

Vragen over XLS

Waarom comprimeert de tool mijn XLS niet rechtstreeks?

Het binaire formaat kan in een browser niet veilig opnieuw worden opgebouwd, en bij spreadsheets kan zelfs een kleine fout waarden veranderen. Zippen of omzetten houdt je gegevens precies zoals ze zijn.

Veranderen mijn getallen als ik XLS naar XLSX omzet?

Nee. Waarden en formules worden overgenomen. Getalnotaties en grafieken kunnen er in zeldzame gevallen iets anders uitzien, dus controleer complexe werkmappen na het omzetten.

Mijn XLS-export houdt op bij rij 65.536. Waarom?

Dat is de rijlimiet van het XLS-formaat. Vraag het systeem om een export als XLSX of CSV, die meer dan een miljoen rijen kan bevatten.

Kan de ontvanger een gezipte XLS op een telefoon openen?

Ja. De bestandsapps op iPhone en Android pakken ZIP-archieven uit, en de apps Excel en Google Spreadsheets openen XLS-bestanden.

Verwante pagina's

Voor de oude formaten van Word en PowerPoint zie DOC en PPT. De pagina van de documentcompressor somt elke documenttool op, en Zo werkt het legt het privacymodel uit.